About this role
Voor een maatschappelijk betrokken organisatie in de regio Utrecht zijn wij op zoek naar een ervaren directiesecretaresse die het directieteam professioneel ondersteunt. In deze veelzijdige rol werk je nauw samen met een klein team van secretaresses en vorm je de spil tussen het hogere management en de rest van de organisatie.Je werkzaamheden omvatten onder meer: Het professioneel beheren van meerdere directieagenda's en het coördineren van complexe afsprakenplanningenOrganisatie van vergaderingen, van voorbereiding tot verslagleggingZelfstandig afhandelen van correspondentie en het prioriteren van inkomende communicatieFungeren als vraagbaak en eerste aanspreekpunt voor interne en externe contactenAnticiperen op ontwikkelingen en proactief meedenken over planning en organisatieDe werkzaamheden vragen om flexibiliteit en aanwezigheid op kantoor, waarbij je samen met je collega-secretaresses zorgt voor continuïteit en elkaar waar nodig vervangt.
Thuiswerken behoort in overleg tot de mogelijkheden.We zoeken een kandidaat die zowel organisatorisch sterk is als uitstekend kan schakelen in een omgeving waar prioriteiten snel kunnen wisselen: Je hebt aantoonbare werkervaring als directie- of managementassistent(e), bij voorkeur in een vergelijkbare settingJe beschikt over hbo werk- en denkniveau, eventueel aangevuld met relevante secretariële opleidingenGoede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschriftJe bent volledig thuis in MS Office (Outlook, Word, Excel) en werkt graag met Office 365Discretie, zelfstandigheid en een servicegerichte instelling zijn vanzelfsprekend voor jouJe houdt overzicht, ook in hectische periodes, en weet taken effectief te prioriterenEen proactieve werkhouding waarbij je zaken signaleert voordat ze problemen worden