About this role
25 jaar betrokken bij personeel & arbeid Referentie: HLS-V19608 publieke organisatie tbv gezondheid en veiligheid. Op dit moment zet een grote groep mensen in de programmaorganisatie COVID-19 zich met man en macht in om het Coronavirus onder controle te krijgen. Deze programmaorganisatie ondersteunt de regionale GGD'en in de opgave om COVID-19 beheersbaar te houden, door besmettingen snel te detecteren en passende maatregelen te nemen om verspreiding te voorkomen.
- Beschrijving functie Wat houdt de functie in?
- Als secretaresse ondersteun je de leidinggevenden en medewerkers van team Veiligheid en team Gezondheid.
- Je werkt in een groep van vijf secretaresses.
Werkzaamheden betreffen onder meer
- Je beheert agenda's van leidinggevenden en medewerkers, zowel met interne als externe contacten.
- Je maakt vergader(jaar)planningen.
- Je verzorgt de digitale archivering van documenten en (vergader)stukken.
- Je vervult de rol van vraagbaak voor de organisatie.
- Je onderhoudt contacten met en verstrekt informatie van feitelijke aard aan externe instanties.
- Je vervangt andere secretaresses bij afwezigheid.
- Je bent achterwacht voor de beantwoording van het algemene telefoonnummer van GGD GHOR Nederland.
- Je organiseert bijeenkomsten, vergaderingen, studiedagen en congressen (in voorkomende gevallen in overleg met het team Communicatie).
- Je bereidt vergaderingen voor en notuleert deze.
- Maakt de agenda, verzamelt en verspreidt stukken.
- Je bewaakt actiepunten.
- Je biedt ondersteuning bij online Teamsmeetingen.
- Je behandelt de post.
- Je houdt het relatiebeheer-systeem up to date.
- Je bewerkt concepten tot te versturen documenten, zoals nieuwsbrieven.
- Functie eisen secretaresse Minimaal een relevante afgeronde HBO/MBO+ secretaresse-opleiding.
- Minstens drie jaar secretariële ervaring, bij voorkeur in een (semi) publieke organisatie.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
- Goede beheersing van het MS Officep...