About this role
Wat ga je doen?
In deze veelzijdige functie ondersteun je twee directieleden binnen de organisatie. Je werkt nauw samen met hen en bent hun rechterhand op organisatorisch en communicatief vlak. Beide leidinggevenden hebben hun eigen werkstijl en persoonlijkheid, wat de functie alleen maar interessanter maakt! Je belangrijkste opdracht? Zorgen voor structuur en overzicht in een dynamische omgeving waar veel tegelijk gebeurt. Jouw werkzaamheden omvatten onder meer: Agendabeheer en planning voor beide directeuren, waarbij je proactief anticipeert op prioriteitenOrganiseren en voorbereiden van verschillende overlegvormen (managementteam, projectbijeenkomsten, externe samenwerkingen)Notuleren van vergaderingen en bewaken van vervolgactiesOpstellen van correspondentie, rapportages en presentatiemateriaalFungeren als vraagbaak en schakelaar tussen diverse afdelingen en stakeholdersCoördineren van werkbezoeken, netwerkbijeenkomsten en afspraken met externe partijenBewaken van deadlines en zorgen dat besluiten worden opgevolgdJe bent een directiesecretaresse die weet wat het betekent om voor meerdere leidinggevenden tegelijk te werken.
Je blijft rustig in een hectische omgeving en weet prioriteiten scherp te stellen. Zelfstandigheid en samenwerking gaan bij jou hand in hand, je pakt dingen op zonder dat het gevraagd hoeft te worden, maar werkt ook graag samen met collega-secretaresses binnen de organisatie. Verder herken je jezelf in het volgende: HBO werk en denkniveauJe hebt aantoonbare ervaring in een soortgelijke secretariële functieGoede communicatieve Nederlandse vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijkJe bent tactvol, discreet en weet wanneer je wel of niet moet schakelenStressbestendig en in staat om te schakelen tussen verschillende taken en personenJe hebt oog voor bestuurlijke verhoudingen en politieke sensitiviteitServicegericht en oplossingsgericht ingesteld