About this role
Heb jij organisatorisch inzicht en weet je moeiteloos prioriteiten te stellen in een dynamische werkomgeving? Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Secretaresse die het directiesecretariaat professioneel en proactief ondersteunt.
Jouw rolIn deze veelzijdige functie ben je de rechterhand van de personal assistant van de directie. Je zorgt ervoor dat alle logistiek rondom vergaderingen, afspraken en evenementen perfect geregeld is. Door jouw ondersteuning kan de PA zich volledig focussen op de directe samenwerking met het management. Je neemt initiatieven om processen te verbeteren en anticipeert op de behoeften van het secretariaat.
- Denk aan werkzaamheden zoals: Coördinatie van vergaderkalenders en afsprakenplanning voor de directieBewaken van deadlines en tijdige aanlevering van documenten en presentatiesVoorbereiden en faciliteren van interne overlegstructurenRegelen van praktische zaken: facilitaire aanvragen, bezoekersadministratie en ruimtereserveringenOrganisatorische ondersteuning bij diverse bijeenkomstenWe zoeken iemand die zelfstandig kan opereren, over uitstekende communicatieve vaardigheden beschikt en comfortabel is met digitale systemen.
Je hebt affiniteit met de dynamiek van een directieomgeving en weet discretie te waarborgen. Verder beschik je over:MBO/ HBO werk en denkniveauVlotte beheersing van Nederlands én Engels (zowel mondeling als schriftelijk)Ervaring met MS Office-toepassingen en bij voorkeur kennismaking met digitale boardroom-systemenEen flexibele, oplossingsgerichte werkhouding met oog voor detailHet vermogen om relaties op verschillende niveaus te onderhouden