About this role
Osborne Clarke Personal Assistant Advocatuur Osborne Clarke is een internationaal advocatenkantoor met wereldwijd ruim 1.300 advocaten op 27 locaties. We werken aan complexe transacties voor toonaangevende cliënten over de hele wereld. Dat doen we in een werkomgeving die je misschien niet direct bij een groot advocatenkantoor verwacht: informeel, met korte lijnen en zonder onnodige hiërarchie. We combineren ambitie en professionaliteit met respect voor elkaar en plezier in ons werk. Ons kantoor in Amsterdam is jong en ambitieus en groeit sinds de oprichting in 2014.
Om onze groeiende teams te ondersteunen, zoeken we een Personal Assistant. Je helpt onze advocaten bij hun dagelijkse werkzaamheden en wordt onderdeel van een kantoor waar we nauw samenwerken en iedereen makkelijk bij elkaar binnenloopt.
Wat ga je doen?
- Je ondersteunt de partners en advocaten bij hun dagelijkse werkzaamheden.
- Daarbij houd je overzicht over afspraken, documenten en deadlines.
Je werkzaamheden bestaan onder meer uit
- Agenda's en e-mail beheren: afspraken plannen, prioriteiten afstemmen en deadlines bewaken.
- Bijeenkomsten en reizen organiseren: vergaderingen, telefoongesprekken en internationale reizen voorbereiden en de benodigde ruimtes, catering en reisvoorzieningen regelen.
- Documenten en dossiers bijhouden: brieven, notities, presentaties en juridische documenten opstellen, opmaken en controleren. Je zorgt dat dossiers compleet zijn en de juiste documentversies beschikbaar zijn.
- Vergaderingen ondersteunen: notulen maken, actiepunten vastleggen en de voortgang bijhouden.
- Contact onderhouden: vragen van cliënten en andere contacten beantwoorden of doorzetten naar de juiste collega.
- Administratie verzorgen: ondersteunen bij declaraties, onkosten, urenregistratie en facturatie.
- Nieuwe dossiers openen: informatie verzamelen, dossiers aanmaken, opdrachtbevestigingen voorbereiden en versturen, en bijhouden of alle benodigde gegevens binnen zi...