About this role
Als Office Manager ben je de spil van het kantoor en de showroom van For-Motion in Heerde. Er komen veel klantcontacten binnen via WhatsApp, de chat op de website en de algemene inbox. Jij beantwoordt ze of zorgt dat ze bij de juiste collega terechtkomen, en je bewaakt dat ze ook worden opgevolgd. Daarnaast houd je het overzicht over de mutaties rond reparaties, de orders die in en uit gaan en de offertes die beantwoord en uitgewerkt moeten worden.
Dat is het grootste deel van je werk.Je verzorgt de planning van de chauffeurs (soms in nauw contact met de monteurs) en je maakt de facturen. De uren van ruim twintig medewerkers worden vastgelegd met een app, waarmee je met een QR-code in- en uitscant, maar iemand moet erop letten dat alles klopt en zo nodig mensen achter hun uren aan zitten. Ook beheer je de verlofadministratie, die digitaal verloopt. Verder onderhoud je de correspondentie en leg je dossiers aan.Elke dag komen er gemiddeld twee of drie klanten langs in de showroom.
Je ontvangt ze gastvrij en met een warm welkom, je schenkt een kop koffie of thee in en geeft informatie. Als je het leuk vindt en er tijd voor is, laat je ze ook de verschillende modellen en opties zien. Dit is dus niets voor iemand die liever op de achtergrond blijft: je vindt het fijn om mensen op hun gemak te stellen.Je werkt als directe collega naast Marjolijn, de huidige secretaresse. Zij groeit steeds meer richting persoonlijk assistent van de eigenaar.
Het bedrijf groeit en het wordt drukker, daarom breiden we het team uit. Marjolijn heeft het kantoor al goed ingericht, dus je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Soms spring je bij, bijvoorbeeld door een postpakket of een scootmobiel weg te brengen als een collega ziek is of vakantie heeft.
Werk- en denkniveau op HBO-niveau (een diploma is niet doorslaggevend)Weinig ervaring is prima als je het potentieel hebtJe bent gedreven, ziet het werk liggen en pakt het zelf opJe let op details, bijvoorbeeld een ontbr