About this role
- 1) Accueil et communication :o Assurer l'accueil physique des visiteurs, partenaires, prestataires etc et des différents RDV programmés au siègeo Gérer les appels téléphoniques du siège : réception, filtrage, transfert et prise de messageso Réceptionner, traiter, rédiger et diffuser le courrier postal et les e-mails du siègeo Participer à l'animation des réseaux sociaux du DAC 572) Gestion administrative et documentaire :o Rédiger les courriers, comptes-rendus de réunions (CA, AG.), des notes ou des tableaux de bordo Préparer les supports de réunion, mettre à jour les documents réglementaires associatifs et les documents interneso Classer, archiver et assurer la traçabilité des dossiers papier et numériqueso Gérer les commandes de fournitures de bureau et des supports de communication - Assurer le suivi des stocks3) Soutien opérationnel :o Préparer des éléments de facturation simple, demandes de devis et suivi des règlementso Organiser la logistique des réunions ou des déplacements professionnels de la direction (réservation de salles, transport, hébergement.)o Assister dans la recherche de prestataires et le suivi des contrats de prestations o Assurer le suivi du matériel téléphonique & informatique