About this role
Missions principales :- Facturation - Suivi de la facturation auprès des employeurs des stagiaires financés- Impression des factures, mise à la signature des factures, envoi des factures par courrier- Suivi du règlement des factures, saisie des paiements.- Collaboration avec les secrétariats pédagogiques des DU- Collecte des attestations de présence des 108 DU auprès des secrétariats pédagogiques.- Envoi des attestations de présence aux financeurs.- Communication et relation < client >- Renseigner et informer les financeurs par e-mail afin de répondre à leurs demandes.- Relance et recouvrement des créances- Suivi des factures impayées, constitution des dossiers de relance et numérisation des dossiers pourobtenir le règlement des factures avant envoi à l'Agence comptable.- Élaboration des tableaux de bord- Suivi des conventions de formation (pièces envoyées, à envoyer, relance à faire)- Suivi des encaissements et recettes annuelles (service financier)- Suivi des demandes de titres de recette (Agence comptable)- Travail préparatoire budgets- Suivi des encaissements, règlements à venir, gestion des impayés et préparation des budgets prévisionnels en collaboration avec le service financier- Facturation des dossiers CHORUS- Collecte des pièces comptables obligatoires à la constitution des dossiers auprès des financeurs.- Vérification des pièces, numérisation des dossiers et envoi au service financier.- Suivi de l'état d'avancement des dossiers jusqu'au règlement effectif des factures (tableau de bord).- Gestion des avenants, avoirs et financements par OPCO- Préparation des titres de recette- Constitution des dossiers avec les pièces comptables obligatoires collecte, contrôle, tri des conventions, relance des documents manquants auprès des employeurs, - Vérification de la conformité des dossiers.- Élaboration de la demande de titre de recette et envoi à l'Agence comptable puis au service financier,Collaboration avec I'Agence comptable et le service financier de la faculté.- Gestion des dossiers litigieux en synergie avec le responsable du département.- Aide à la préparation du bilan pédagogique etfinancier annuel- Collecter et rapporter les informations financières à partir des bilans et autres documents comptables et financiers en collaboration avec le responsable administratif.- Aide support auprès des gestionnaires du département, si nécessité - Compte rendu hebdomadaire de I 'avancement des dossiers, litiges et projets auprès de sa hiérarchieProfil recherchéConnaissance, savoir :- Pack office (Word, Excel, Powerpoint)- Logiciel Formatic- Notions certaines en comptabilité publique- Notions de base de la réglementation de Ia formatiol continue du secteur santé- Maitrise technique de gestion administralive- Connaissance de la diversité des publics Savoir-faire :- Trier, hiérarchiser et classer les informations- Sens de l'organisation, savoir prioriser les tâches imparties en fonction du calendrier- Compétences techniques opérationnelles, méthodologiques & organisationnelles- Qualités relationnelles et d'écoute- Sens du service public- Réactivité, disponibilité et prise d'initiative Savoir-être :- Capacité à communiquer et à travailler avec les membres de l'équipe, les usagers des autres services et les partenaires extérieurs- Respect des obligations du service public- Respect des consignes et des règles de vie du service- Autonomie, initiative et sens des responsabilités