About this role
-Assistant(e) Moyens Généraux H/FContrat : CDDDate de prise de fonction : 01/10/Lieu : Le Kremlin-BicetreService : Services GénérauxUnicancer est l'unique réseau hospitalier français dédié à 100 % à la lutte contre le cancer et la seule fédération hospitalière nationale dédiée à la cancérologie. Il réunit 18 Centres de lutte contre le cancer (CLCC), établissement de santé privé à but non lucratif, répartis sur 20 sites hospitaliers en France. patients par an sont pris en charge dans le réseau Unicancer, plus de femmes et hommes sont engagés, au quotidien, dans une quête permanente d'excellence en matière de soins, de recherche et d'enseignement supérieur.
Unicancer est aussi le premier promoteur académique d'essais cliniques, en oncologie, à l'échelle européenne.
Reconnu comme leader de la recherche en cancérologie en France, le réseau Unicancer bénéficie d'une réputation mondiale avec la production d'un tiers des publications internationales en oncologie.
Les 18 CLCC et l'activité R&D d'Unicancer sont certifiés ISO pour leur recherche clinique.- Assurer l'accueilRecevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques reçus au standard et répondre à des questions de 1er niveau posées par ses interlocuteursAccueillir les visiteurs et prestataires dans les locauxCommander les coursiers et réserver les taxisPréparer l'accueil des nouveaux salariés (badges, clés, accès parking, etc.)- Gérer les salles de réunionRéserver des salles de réunion sur demandeGérer et mettre à jour le planning des sallesPrévoir la logistique : matériel informatique en lien avec la DSI, pauses, carte d'accès au RIE- Effectuer les travaux de secrétariat suivants : Gérer le courrierOuverture du courrier à l'arrivée, réception des mails et distributionAffranchissement du courrier au départEntretenir les relations avec la Poste, le service courrier du site Centraliser les commandes de fournituresCentralisation et validation des commandes des différents secteursRéception et distribution des commandesSuivi des réclamations Valider les factures et mettre à jour les tableaux de suivi : Chronopost, pauses, repas de convives, poste de travail, fournitures. - Apporter une aide administrativeRédiger des courriers sur demande des servicesAider à la saisie et comptabilisation de documents comptables (factures, contrats)Aider au classement et à l'archivage des documentsAider aux suivis des contrats (services généraux, logistique, prestataire de voyage)Gérer les signatures électroniques et leur délégation- Assurer une polyvalence des services généraux en lien avec les prestataires logistiquesContacter les prestataires des services généraux/logistique et assurer leur référencementDemander des devis aux prestataires à valider avec le DAFAssurer le suivi des commandes, facturations, livraison en lien avec le DAF et la comptabilitéOptimiser les locaux disponibles (gestion de réservation de bureau - Flex office)- Assurer la coordination en matière d'obligation de sécuritéOrganiser des formations en lien avec la sécurité (gestes qui sauvent, SST, guide-file, serre-file)Mettre à jour régulièrement les procédures liées à la sécurité (livret d'accueil des salariés)S'assurer, en lien avec les services techniques des sites ou en lien avec des prestataires de la mise aux normes des équipements de sécurité (extincteurs, plans d'évacuation, etc.)Ce poste implique des activités de manutention et le port de charges : Aménagement et configuration des salles de réunion (déplacement de cloisons mobiles et de mobilier)Réception, expédition et traitement de colisManipulation et transport de fournitures (pack d'eau, papeterieli>