About this role
L'AFIPH recrute un poste de Secrétaire médico-social (H/F) pour un CDI temps plein en 37h30. Rattaché(e) à la Direction de l'établissement, votre lieu principal d'activité se situe sur le site IME Les Magnolias à Saint Maurice l'Exil, services accueillant des jeunes en situation de handicap. Les activités sont les suivantes : SECRÉTARIAT MEDICO-SOCIAL - Suivre et mettre à jour les documents constitutifs du dossier des personnes accompagnées (projet personnalisé, contrat de séjour, avenants annuels.) - Aider à la constitution des dossiers de tutelle (récapitulatifs des comptes de l'année écoulée) - Suivre les notifications et les renouvellements par la Maison Départementale de l'Autonomie (MDA) - Gérer les prises en charge en lien avec les dossiers de l'assistance social (gestion des échéances, renouvellement, centralisation des documents, envoi...) - Suivre les états de présence des personnes accompagnées en lien avec les entrées et sorties - Créer et mettre à jour le Dossier Numérique Unique de l'Usager (DNUU) de l'admission à la sortie de la personne accompagnée - Vérifier et transmettre les tableaux d'activités au service comptabilité / facturation - Assurer le suivi et le reporting de l'activité - Participer à la gestion de la liste d'attente selon les règles internes en vigueur - Participer à la communication avec les familles, les organismes de tutelles légaux (informations pratiques aux familles, calendrier des congés), les professionnels en lien avec le chef de service - Informer et alerter en cas de dysfonctionnements SECRÉTARIAT GENERAL - Assurer l'accueil téléphonique et physique - Contribuer à la mise en œuvre des élections des représentants au Conseil à la Vie Sociale - Contribuer à l'organisation de réunions / commissions médico-sociales (programmation réunion, envoi courriers, compte rendu) - Assurer la rédaction de courriers, rapports éducatifs, rapports d'activité, etc - Assurer la diffusion des supports de communication - Assurer la gestion des mails et des courriers - Classer, scanner et archiver (classement, gestion des durées de conservation des documents) - Assurer la continuité du service administratif
ACTIVITES SECONDAIRES
- Etablir chaque fin d'année pour l'année suivante, le planning des échéances médico-sociales et en assurer un suivi mensuel
- Effectuer les différents reportings et enquêtes, recueillir les informations, coordonner en lien avec les différents professionnels concernés et remplir les documents
- Participer à diverses réunions
- Contribuer à l'accompagnement des nouveaux salariés
- Contribuer à la formation des stagiaires et alternants
- Contribuer à la démarche Qualité menée par l'Association et à la promotion du RGPD