About this role
Crescendo Lyon Vaise, Agence d'Emploi, recrute un Assistant Office Manager H/F.
- Intégré au sein de l'entreprise, vous êtes un véritable point de contact pour les collaborateurs, visiteurs et prestataires, et contribuez au bon fonctionnement quotidien des locaux.
- À ce titre, vos principales missions : -Gérer les courriers, courriels, colis, livraisons et courses, ainsi que le standard téléphonique. -Accueillir les visiteurs et assurer la préparation des salles de réunion, y compris pour les visioconférences. -Organiser et coordonner les besoins logistiques liés aux réunions : réservation de taxis, restaurants, plateaux repas, gestion des impressions, connexions et équipements nécessaires. -Veiller au bon fonctionnement et à la bonne tenue des bureaux : gestion des commandes et des stocks, suivi des fournitures, équipements et espaces de convivialité. -Assurer le suivi des interventions de maintenance et de dépannage, et coordonner les différents prestataires intervenant dans les locaux. -Participer à la gestion des locaux : suivi des équipements, entretien, espaces communs et gestion des accès des nouveaux collaborateurs. -Réceptionner et contrôler les factures liées au fonctionnement du bureau et assurer leur suivi avec la comptabilité et le responsable administratif. -Participer à l'organisation et à la coordination d'événements professionnels : séminaires, réceptions, webinaires, buffets, etc. -Contribuer à la mise en place et au suivi de tableaux de bord et d'outils permettant d'optimiser le suivi des commandes et des dépenses. -Apporter un soutien administratif et opérationnel dans le cadre de travaux et d'aménagements des locaux : suivi des chantiers, coordination des intervenants, contrôle des accès et veille au respect des règles de propreté et de sécurité. -Être l'interlocuteur privilégié des collaborateurs et prestataires pour toute problématique liée à la logistique, aux aspects techniques, à la sécurité ou aux bâtiments.
Poste à pourvoir dès que possible Contrat CDI Durée hebdomadaire : 39H00 Horaires : 09H00-12H00 / 14H00-18H30 Salaire : 30K€ à 33K€ brut annuel (13ème mois compris)
Avantages
- 13ème mois, tickets restaurant d'un montant de 12.50€ / jour travaillé (dont 7.32€ de part employeur), prise en charge des transports à 75%, mutuelle de groupe obligatoire (dont 65% de part employeur) Localisation : Lyon
Profil recherché
- Titulaire d'un Bac+3 (type BUT GEA, Bachelor Office Manager, Licence AES ou équivalent), vous justifiez d'une expérience réussie sur un poste polyvalent en assistanat, office management, gestion administrative ou coordination.
- Vous avez un bon niveau en anglais (B2) et vous êtes à l'aise dans les échanges avec des interlocuteurs internationaux, notamment lors de l'accueil de visiteurs.
- Vous êtes autonome, organisé, rigoureux et réactif, avec un véritable sens de l'initiative et des priorités.
- Vous appréciez les environnements où il est nécessaire de gérer plusieurs sujets simultanément et de coordonner différents interlocuteurs.
- Doté d'un bon relationnel et de diplomatie, vous savez faire preuve de discrétion et respecter les exigences de confidentialité.
- Vous disposez également de bonnes qualités rédactionnelles et d'un esprit de synthèse.
- Enfin, vous maîtrisez parfaitement le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et êtes à l'aise avec la gestion de projets et le suivi de tableaux de bord.