About this role
Le pôle Maintenance du service Exploitation Immobilière a notamment pour missions principales la gestion des contrats d'entretien et de maintenance sur les patrimoines neufs et anciens, la gestion des différents accords-cadres à bons de commandes liés à l'entretien de ce même patrimoine, la mise en place des marchés de travaux de renouvellement d'équipements et le suivi de ces chantiers.
Que ferez-vous ?
- En tant qu'Assistant/e prestations de service, vous veillez au bon fonctionnement des équipements et à la satisfaction des locataires.
- Vous accompagnez la mise en place et le suivi des contrats d'entretien et marchés, en lien étroit avec les agences locales, pour les équipements individuels et collectifs.
- Gestion administrative des contrats en cours - Échanges avec les fournisseurs et agences, et mise à jour des bases de données - Suivi des transferts de contrats (SEMCODA/ELLIPSE et syndics extérieurs) - Rédaction et suivi des avenants, résiliations, devis et factures travaux - Organisation des réunions fournisseurs et rédaction des comptes rendus - Suivi des visites d'entretien, courriers et LRAR Gestion administrative des marchés en cours - Échanges avec les fournisseurs et agences, et suivi des bases de données - Enregistrement et suivi des marchés et avenants (rédaction, publication) - Traitement des factures et transmission des revalorisations tarifaires - Suivi des résiliations, courriers et LRAR Préparation et suivi des marchés et contrats - Suivi des échéances, résiliations et mise à jour des bases de données - Préparation des futurs marchés et des BPU selon les besoins des agences - Coordination avec le/la responsable du pôle et le/la gestionnaire des marchés de services - Suivi des marchés sur Marco et AWS, et établissement des listings locataires - Rédaction et suivi des courriers et LRAR Accompagnement des agences / Carré Pro / Ellipse / Réséda / services internes
- Échanges au quotidien avec nos équipes internes
- Rédaction d'avenants ou d'OS.
- Suivi des demandes de mise en place de contrats par nos agences / marques / services internes Divers
- Organisation des agendas, réunions et rendez-vous
- Gestion des mails et du courrier
- Accueil téléphonique
- Rédaction et envoi de mailings
- Classement
- Suivi des demandes de fibre optique
Informations complémentaires
- Poste ouvert dans le cadre d'une mutation interne, à pourvoir dès que possible, basé au 33 avenue du Mail à BOURG-EN-BRESSE.
- 35 h par semaine sur 5 ou 4,5 jours / Horaires flexibles.
- Télétravail possible 1 jour par semaine dans le cadre d'un accord d'entreprise.
- Rémunération à partir de 1 930€ bruts mensuels / Merci de transmettre vos prétentions salariales.
- 13ème mois
- 6 semaines de CP
- Carte TR (titres à 12€ par jour avec 7,20€ de participation employeur)
- Mutuelle familiale de base prise en charge à 100% par l'employeur
- Prévoyance
- CE
- Intéressement éventuel.
- Prime d'assiduité éventuelle selon temps de présence
- PERECO et PEE *CET Pour réussir à ce poste ?
- BAC+2 gestion de la PME/PMI ou Support à l'action managériale exigé
- 2 ans d'expérience min sur missions similaires souhaités
- Maîtrise des logiciels du pack office exigée
- Connaissance des Logiciels ARAVIS / GRC / AWS / MARCO WEB serait un plus.
Autonome, réactif/ve, diplomate et rigoureux/se, vous avez un bon esprit d'analyse, une aisance rédactionnelle et le sens de la confidentialité.