About this role
Onthaal en frontoffice Je beheert bezoekersregistraties en toegangsbadges. Je staat in voor het onthaal en ondersteunt de telefooncentrale. Je volgt koeriersdiensten op. Je reserveert vergaderzalen en coördineert catering en lunches. Je helpt bij de interne communicatie via digitale schermen. Administratie en facilitaire coördinatie Je maakt werkopdrachten aan en volgt deze op in de daarvoor voorziene systemen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor facilitaire vragen en meldingen. Je coördineert de dagelijkse activiteiten van onderaannemers op de site. Je onderhoudt operationele contacten met leveranciers en dienstverleners. Je ondersteunt de administratie rond het wagenpark en fietsen. Je beheert documenten, archieven en inventarissen. Je ondersteunt bij het beheer van meubilair en de inrichting van werkruimtes. Je biedt administratieve ondersteuning aan de Facility Manager. Veiligheid en procedures Je ondersteunt de brandveiligheidsprocedures en bijhorende rapportering. Je voert maandelijkse visuele controles uit volgens de geldende procedures. Je waakt over de naleving van de procedures en meldt eventuele problemen tijdig aan de verantwoordelijke. Je beschikt bij voorkeur over een bachelor in administratie, logistiek, facility management of een gelijkaardige richting. Relevante ervaring kan eveneens in aanmerking komen. Je werkt nauwkeurig en georganiseerd en hebt een sterk gevoel voor verantwoordelijkheid. Je beschikt over een goede kennis van MS Office, waaronder Excel, Outlook en Word. Je communiceert vlot, zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt een goede kennis van het Nederlands en/of Frans. Kennis van het Engels is een pluspunt. Je bent leergierig en kunt vlot met digitale systemen werken. Je kunt verschillende taken en contacten efficiënt coördineren. Je weet prioriteiten te stellen en escaleert problemen wanneer dat nodig is. Ervaring in facility management, administratie, logistiek of leverancierscoördinatie is een pluspunt.