About this role
Verras, verbind en bouw aan je carrière bij Vulpia! Vulpia is zeker geen doorsnee ouderenzorgorganisatie… Starten met één woon- en zorghuis en vervolgens opbouwen tot een ouderenzorgorganisatie in België met 41 woon- en zorgsites die meer dan 5 500 bewoners koestert. Luc Van Moerzeke deed het wél. In meer dan 30 jaar groeide Vulpia uit tot een belangrijke nationale ouderenzorgspeler. Vanuit het HQ in Brasschaat zetten 60 eigenzinnige, gedreven mensen zich samen met meer dan 3 000 medewerkers on site elke dag in om onze bewoners te inspireren, te stimuleren om zo te kunnen blijven genieten en verbonden te blijven met zichzelf, elkaar en de wereld. En met succes, Vulpia staat bekend als een open, kwieke en verbindende werkomgeving waar medewerkers denken in oplossingen. Het tempo is kwiek, net als de ambities. Het hoofdkantoor is een fijne, open werkplek waar er elke werkdag met overgave wordt gewerkt. Om hier te werken beschik je best over kennis van zaken, een goede dosis humor en gedrevenheid! Ben jij een administratieve duizendpoot met oog voor detail en passie voor ouderenzorg? Bij Vulpia zijn we op zoek naar een Facility Partner die onze cluster “Oost” komt versterken. Je ondersteunt onze Facility Coördinator van cluster Oost in de administratie voor gebouwbeheer en aankoop. Wat mag je doen? Je werkt nauw samen met onze Facility Coördinator, die verantwoordelijk is voor het facilitair beheer van al onze Woon- & Zorghuizen in de cluster Oost. Jij zorgt ervoor dat de administratieve kant vlekkeloos verloopt en ondersteunt zowel de coördinator als de directies van jouw toegewezen huizen. Concreet: Facility administratie: Opvolgen en verwerken van mails in de facility mailbox Nazicht van facturen die klaar zijn voor betaling Algemeen administratief werk (opvragen keuringsattesten, energieverbruiksresultaten, …) Beheren en opvolgen van ons ticketingsysteem (Planon) voor onderhoud, interventies en investeringen Ondersteuning aankoopadministratie: Opvolgen en verwerken van mails in de aankoop mailbox Nazicht van facturen en opvolging van retours, backorders en klachten Opstellen van overkoepelende communicaties en infomails naar directies Voorbereiden van aankopen (bv. kerstmateriaal) Up-to-date houden van bestellingen in ons softwarepakket (Senior Flow) Kortom: jij bent de onmisbare schakel tussen onze coördinatoren, directies en het operationeel team. Team Oost rekent op jouw administratieve coördinatie! Wat breng je mee? Gedrevenheid, enthousiasme en goesting om te werken in de ouderenzorg Een persoonlijkheid die past bij onze visie en ons Vulpia DNA Zorgvuldigheid en oog voor detail bij administratieve taken Goede kennis van MS Office (Outlook, Excel, Powerpoint…) Een proactieve en sociale houding: je weet van aanpakken Fun fact: ons facility team staat bekend om (veel) cake bakken & eten – als je daar ook van houdt, zit je hier helemaal goed! 🍰 Persoonsgebonden competenties (soft skills): Communiceren Flexibiliteit Plannen en organiseren