About this role
Als Administratief loketbediende ben je verantwoordelijk voor ene breed scala aan administratieve taken. daarnaast ben je back-up voor de verschillende loketten in de Antwerpse haven: Je verzorgt algemene kantooradministratie, waaronder ook facturatie. De mailbox, klantvragen, klachten en algemene administratieve opvolging vallen mee onder jouw verantwoordelijkheid. Je bewaakt de voortgang en zoekt naar praktische oplossingen wanneer informatie ontbreekt of iets afwijkt. Daarnaast ondersteun je aankoop en commerciële administratie, voeg je nieuwe producten toe aan de databank en spring je in als onthaalmedewerker aan het loket bij afwezigheden of verhoogde drukte. Wat doe je als back-up aan het loket? Bij aankomst verzamel je de nodige productinformatie, controleer je datasheets en vertaal je die gegevens naar het juiste reinigingsprogramma. Je maakt reinigingsdocumenten en opdrachten aan in het interne softwareprogramma en verwerkt de administratie nauwkeurig na afloop van de cleaning. Een duidelijke overdracht met de cleaningmedewerkers en andere collega’s zorgt ervoor dat de operationele planning vlot blijft verlopen en chauffeurs de juiste procedures volgen. Na de behandeling bezorg je de vereiste documenten, werk je dossiers af en verzorg je de rapportering naar klanten. Hier werk je in de vroege of late shift indien nodig. Herken je jezelf in onderstaand profiel? Neem dan zeker contact met ons op: Je brengt minstens vijf jaar relevante ervaring mee in administratie, logistiek, customer service of een vergelijkbare omgeving. Ervaring met facturatie of klachtenbehandeling is een duidelijke troef. Een goede pc-kennis is belangrijk: je werkt vlot met MS Office, waaronder Word, Excel en Outlook, en leert zonder moeite werken met een gespecialiseerd administratief softwareprogramma. Je communiceert professioneel in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk, omdat je dagelijks contact hebt met chauffeurs, klanten en operationele collega’s. Kennis van Frans of Duits is mooi meegenomen. Nauwkeurigheid en probleemoplossend vermogen helpen je om productinformatie, documenten en procedures correct te verwerken, ook wanneer de werkdruk toeneemt. Je neemt initiatief, werkt zelfstandig wanneer dat nodig is en stemt tegelijk actief af met het team. Voor de bereikbaarheid van de verschillende sites in en rond de Antwerpse haven is eigen vervoer praktisch noodzakelijk.