About this role
Bij Hawaiian Poké Bowl blijven we groeien! Met onze ambitie om uit te breiden naar 150 restaurants, groeit ook alles achter de schermen. Van onderhoud en bestellingen tot contracten en leveranciers: een goede organisatie maakt het verschil. Daarom zoeken we een Building Administrator die graag het overzicht bewaart, nauwkeurig werkt en energie krijgt van processen slimmer organiseren. Je wordt onderdeel van ons Infrastructure team, met een belangrijke focus op Facility. En het mooie? Je krijgt de ruimte om met AI en automatisering jouw werk én onze processen steeds slimmer te maken. Jouw rol in het kort Jij zorgt ervoor dat achter de schermen alles op rolletjes loopt. Je ondersteunt ons Facility- en Construction-team met een correcte administratie, duidelijke opvolging en betrouwbare informatie. Of het nu gaat om een onderhoudsinterventie, een leverancierscontract of een factuur: jij houdt het overzicht en zorgt dat niets blijft liggen. Tegelijk kijk je verder dan de dagelijkse administratie. Je ontdekt waar processen eenvoudiger, sneller of slimmer kunnen en gebruikt AI en automatisering om verbeteringen door te voeren. Wat ga je doen? Facility & onderhoud: Je volgt onderhoudswerkzaamheden en interventies op, beheert bijbehorende documenten en zorgt dat onze restaurants goed geïnformeerd blijven. Contracten & leveranciers: Je beheert contracten, bewaakt deadlines en volgt afspraken, leveringen en prestaties van leveranciers op. Bestellingen & facturatie: Je plaatst bestellingen, volgt leveringen op en controleert facturen op juistheid en gemaakte afspraken. Asset management: Je houdt onze materialen en apparatuur overzichtelijk bij, van keukenapparatuur tot IT-hardware, inclusief garanties en onderhoud. Construction & projecten: Je ondersteunt bij de administratieve opvolging van nieuwe restaurants en verbouwingen, waaronder offertes, leveringen en opleveringsdocumenten. Data & rapportering: Je zorgt voor correcte, actuele gegevens en stelt overzichtelijke rapportages op voor het management. AI & automatisering: Je ontdekt welke terugkerende taken slimmer kunnen en experimenteert met AI-tools om processen te verbeteren en tijd te besparen. Je hebt ervaring in een administratieve, coördinerende of operationele functie, bij voorkeur binnen Facility, retail, horeca of een organisatie met meerdere locaties. Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en weet het overzicht te bewaren over verschillende dossiers. Je bent digitaal sterk en werkt vlot met spreadsheets, databanken en administratieve systemen. Je hebt ervaring met AI-tools of gebruikt deze al zelfstandig en bent enthousiast om processen verder te automatiseren. Je bent analytisch, denkt oplossingsgericht en ziet waar processen verbeterd kunnen worden. Je communiceert duidelijk met collega's, restaurantteams en externe leveranciers. Je spreekt vlot Nederlands. Kennis van het Engels is een mooie extra. Ervaring met contractbeheer, asset management of automatisering is mooi meegenomen. Programmeerkennis? Die heb je niet nodig! Wat maakt jou een echte Hawaiian? Bij Hawaiian Poké Bowl draait het niet alleen om wat je doet, maar ook om hoe je het doet. We care & make an impact: Je begrijpt dat jouw werk achter de schermen een direct verschil maakt voor onze restaurants. We build trust: Collega's kunnen rekenen op jouw nauwkeurigheid en duidelijke communicatie. We own it: Je neemt verantwoordelijkheid en volgt zaken zelfstandig op van begin tot eind. We innovate & keep it simple: Je denkt vooruit, durft nieuwe tools te proberen en maakt processen graag eenvoudiger. We strive for excellence: Je hebt oog voor detail en zoekt altijd naar manieren om het nóg beter te doen.