About this role
Je ondersteunt de verantwoordelijke van de afdeling bij de dagelijkse organisatie en opvolging van de zeevracht-exportactiviteiten. Je bewaakt de operationele processen, begeleidt collega's en denkt actief mee over verbeteringen. Teamcoördinatie en begeleiding Je ondersteunt de supervisor bij de dagelijkse organisatie en werkverdeling binnen het team. Je helpt de werkbelasting te verdelen, zodat de continuïteit tijdens drukke periodes en afwezigheden verzekerd blijft. Je begeleidt en ondersteunt collega's bij hun dagelijkse werkzaamheden en deelt je kennis met het team. Je volgt de opleiding van nieuwe medewerkers op en waakt erover dat de interne opleidingsdoelstellingen worden behaald. Je communiceert de doelstellingen en verwachtingen van de afdeling en stimuleert medewerkers om hier samen aan te werken. Operationele opvolging Ocean Export Je waakt over een vlotte en tijdige verwerking van internationale zeevrachtzendingen. Je maakt de nodige transportdocumenten op en zorgt voor een correcte administratieve verwerking. Je onderhandelt over tarieven en stemt capaciteit en dienstverlening af met vaste transportpartners. Je verwerkt gegevens nauwkeurig in het operationele systeem en volgt de facturatie aan klanten en leveranciers op. Je onderhoudt contact met klanten om hun exportzendingen te organiseren en een kwalitatieve dienstverlening te garanderen. Je volgt operationele rapporten, zendingsoverzichten en KPI's op en stuurt bij waar nodig. Je controleert dossiers op volledigheid en naleving van de interne procedures en kwaliteitsnormen. Je onderhoudt sterke relaties met rederijen, transporteurs, internationale partners en klanten. Je evalueert de dienstverlening van leveranciers en denkt mee over verbeteracties. Je onderhoudt contacten met internationale vestigingen en ondersteunt een vlotte communicatie tussen de verschillende partijen. Klantenbeheer en commerciële ondersteuning Je ondersteunt de manager en het salesteam bij klantvragen en prijsaanvragen. Je helpt bij het uitwerken van marktconforme tarieven, afgestemd op de gevraagde dienstverlening. Je werkt mee aan de opstart van nieuwe klanten en de implementatie van wijzigingen bij bestaande klanten. Je ondersteunt klantenbesprekingen en opvolgingsgesprekken om de dienstverlening te evalueren en klantenrelaties verder uit te bouwen. Je registreert relevante klantinformatie en afspraken in het CRM-systeem. Financiële opvolging en compliance Je volgt openstaande klantbetalingen mee op en waakt over de naleving van de interne kredietprocedures. Je controleert de tijdige en correcte facturatie van leveranciers en helpt boekhoudkundige afwijkingen oplossen. Je volgt leveranciersschulden en intercompanyverschillen op aan de hand van interne rapporteringen. Je zorgt ervoor dat alle activiteiten verlopen volgens de geldende wetgeving, interne procedures en klantafspraken. Je ondersteunt de bewustmaking rond compliance en werkt samen met de verantwoordelijke voor Trade Compliance. Je staat open voor nieuwe systemen en digitale toepassingen en formuleert voorstellen om processen efficiënter te maken. Je hebt een stevige basis in internationale zeevracht en voelt je klaar om meer verantwoordelijkheid op te nemen binnen een operationeel team. Je bent organisatorisch sterk, communiceert helder en weet collega's te ondersteunen zonder het overzicht over de dagelijkse werking te verliezen. Daarnaast beschik je over de volgende kwaliteiten: Je hebt minstens 2 à 3 jaar relevante ervaring binnen Ocean Export. Je beschikt over een goede kennis van internationale zeevrachtprocessen en de bijbehorende transportdocumentatie. Je hebt sterke organisatorische vaardigheden en kan prioriteiten bepalen. Je bent analytisch, procesgericht en hebt oog voor detail. Je blijft rustig onder druk en kan flexibel inspelen op veranderende omstandigheden. Je beschikt over goede communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden. Je neemt initiatief, werkt zelfstandig en denkt oplossingsgericht. Je hebt een coachende ingesteldheid en kan collega's motiveren en begeleiden. Je staat open voor feedback en reflecteert kritisch over je eigen aanpak. Je werkt vlot met Microsoft Office, waaronder Excel, Word en PowerPoint. Je beheerst het Nederlands en Engels uitstekend. Een certificering voor het behandelen van gevaarlijke goederen is een pluspunt.