About this role
Die HKA ist eine der größten Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg. Sie steht für Vielfalt, Innovation, Nachhaltigkeit, internationale Ausrichtung, und das Miteinander – im Mittelpunkt ihrer Entwicklung stehen daher Studierende und Beschäftigte.Am Baden-Württemberg Institut für Nachhaltige Mobilität (BWIM) ist zur Verstärkung unseres Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende unbefristete Stelle zu besetzen:Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Institutssekretariat BWIMKennzahl 6163 - 100 % VollzeitDas Baden-Württemberg Institut für Nachhaltige Mobilität (BWIM) ist der unabhängige Think- und Do-Tank zur aktiven Gestaltung der Mobilitätswende und entwickelt Strategien und Lösungsansätze für eine zukunftsfähige Mobilität in Stadt und Land: drittinteressenfrei und wissensbasiert. Dafür bündelt das BWIM als Forschungs- und Transferschnittstelle die Kompetenzen von neun Professuren an fünf Hochschulen mit einem interdisziplinären Team, u.a. aus Verkehrsplanung, Mobilitätsmanagement, Stadtplanung, Transportlogistik, Soziologie, Programmierung, Philosophie und Kommunikation.Aufgabengebiet:- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Terminkoordination, Korrespondenzführung, Erteilung von Auskünften, selbstständige Korrespondenz bei Standardvorgängen, Erstellung von Schreiben, Vorlagen und Zuarbeiten- Unterstützung bei Veranstaltungen- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen- Mitwirkung bei der Strukturierung, Dokumentation und Aufbereitung von Arbeitsständen, Ergebnissen und Entscheidungsgrundlagen- Erstellung von Zuarbeiten für die Institutsleitung sowie stellvertretende InstitutsleitungUnser Angebot:- Langfristige Beschäftigungs- sowie Gehaltsperspektive mit regelmäßigen Tariferhöhungen und Einstufungen entsprechend der Berufserfahrung. Je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen erhalten Sie ein Gehalt nach Entgeltgruppe 6 TV-L. ( https://oeffentlicher-dienst.info/c/t/rechner/tv-l/allg?id=tv-l-2026&matrix=1 )- Zuschuss zum Job Ticket BW/Deutschland-Ticket, JobBike BW, Zusatzrente der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL).- Umfassende Leistungen einer familienfreundlichen Hochschule: Eltern-Kind-Raum, Zugang zum ganzheitlichen digitalen Beratungsangebot voiio.- Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, bis zu 40% der Gesamtarbeitszeit mobil zu arbeiten.- Sinnstiftende Tätigkeit mit sehr guten Entwicklungsmöglichkeiten in einem zukunftsorientierten Hochschulumfeld.- Gute Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen.Das bringen Sie mit:- Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildungals Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement bzw. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss- Erste Berufserfahrungim Sekretariat, vorzugsweise mit Erfahrung in einer Wissenschaftseinrichtung- Sehr gute PC-Kenntnisse (u. a. Microsoft Office)- Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache- Selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise, ausgeprägtes Zeit- und Selbstmanagement, hohe Eigenmotivation und Einsatzbereitschaft- Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit, Organisationstalent, Serviceorientierung, Flexibilität, TeamfähigkeitDie Beschäftigung ist unbefristet.Bewerbungen werden ausschließlich online erbeten (über unser Bewerberportal) mit den üblichen Unterlagen – unter Angabe der Kennzahl – bis 30.10.2026.Ansprechpartner für inhaltliche Fragen:Prof. Dr.-Ing. Christoph HupferTel.: +49 721 925-2666Prof. Dr. Claudia HilleTel.: +49 721 925-2554Ansprechpartnerin Personal:Katharina PourvoyeurTelefon +49 721 925-2328Ansprechpartnerin zum Bewerbungsprozess:Sarah FlügelTelefon +49 721 925-1051Die Hochschule Karlsruhe ist bestrebt, den Anteil von Mitarbeiterinnen zu erhöhen; qualifizierte Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte die Vertrauensperson der Schwerbehinderten unserer Hochschule per E-Mail ( [email protected] ).Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Bewerberportal! https://stellenangebote.extern-hs-karlsruhe.de/mzr88 ( https://stellenangebote.extern-hs-karlsruhe.de/mzr88 )Ergänzende Informationen:Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Terminplanung, -überwachung, SekretariatErweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Microsoft Office