About this role
Der ADAC ist immer in Bewegung und da, um zu helfen - dabei decken wir die unterschiedlichsten Bereiche ab, wie z.B.: Versicherungen, Reisen und medizinische Unterstützung, rechtliche Beratung, Digitalisierung, klassische Pannenhilfe oder die Luftrettung. Wir sind da. Assistenz Ressortleitung im Immobilienmanagement (w/m/d) Ihre Aufgaben: • Sie unterstützen die Ressortleitung im Tagesgeschäft und übernehmen die Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen. • Die Koordination administrativer Prozesse in den Bereichen Budgetplanung, Beschaffung und Rechnungsbearbeitung gehört ebenso zu Ihrem Verantwortungsbereich. • Auftragsschreiben, Gremienunterlagen und weitere relevante Dokumente erstellen, koordinieren und verfolgen Sie eigenständig und stellen deren termingerechte Bearbeitung sicher. • Dabei pflegen Sie Aufträge, Rechnungen und Unterlagen in den relevanten Systemen und sorgen für eine transparente Nachverfolgung sowie eine hohe Datenqualität. • Als zentrale Schnittstelle zwischen Ressortleitung, Fachbereichen, Controlling und weiteren internen Ansprechpartnern koordinieren Sie bereichsübergreifende Abstimmungen und unterstützen die Zusammenarbeit. • Darüber hinaus übernehmen Sie organisatorische, kaufmännische und administrative Aufgaben im Ressort, erstellen Übersichten, Auswertungen und Protokolle und unterstützen bei der Einhaltung interner Vorgaben und Fristen. • Die aktive Mitwirkung an der Standardisierung und Optimierung von Prozessen, Vorlagen und Dokumentationswegen rundet Ihr vielseitiges Aufgabengebiet ab. Ihre Qualifikationen: • Sie verfügen über eine kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung und/ oder mehrjährige Erfahrung in einem Sekretariat. • Erfahrungen im Bereich Immobilien/Bau sind wünschenswert • Zusätzlich besitzen Sie eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie Kommunikations- und Kontaktstärke und sind sicher im Umgang mit den gängigen MS Office Programmen. • Sie haben ein freundliches Wesen, sind zeitlich flexibel und zeigen große Einsatzbereitschaft. • Zu Ihren persönlichen Stärken zählen ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität und die Bereitschaft eng mit der Ressortleitung zusammenzuarbeiten. • Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und gute Kenntnisse der englischen Sprache runden Ihr Profil ab. Was Sie erwartet: • Attraktive Vergütung • Hybrides Arbeiten • Flexible Arbeitszeitgestaltung • Betriebliche Altersvorsorge & Vermögenswirksame Leistungen • ABO JOB und Deutschland-Ticket • Verkehrsgünstige Lage Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Besprechungsvorbereitung, -organisation, Ablage, Registratur, Assistenz