About this role
Für unsere Seniorenwohnanlage suchen wir zeitnah eine Verwaltungsfachkraft (m/w/d) in Teilzeit zur Festanstellung mit 20h/Woche. Fachliche Qualifikation - Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung - Mindestens zweijährige Berufserfahrung in der Verwaltung. - betriebswirtschaftliche Kenntnisse - Kenntnisse in Verwaltung und Buchführung (z.B. durch kaufmännische Ausbildung) - Kenntnisse im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Marketing Persönliche Qualifikation - positive Einstellung zu pflegebedürftigen und alten Menschen - Bereitschaft und Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, der Pflegedienstleitung, dem Pflegeteam und anderen sozialen Diensten - Bereitschaft und Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit dem Aufsichtsrat - Organisationstalent - Konfliktfähigkeit - Fähigkeit zur Analyse, Reflexion und Synthese - Verantwortungsbereitschaft - Sicheres Auftreten und Kommunikationsvermögen - Empathie / Einfühlungsvermögen - Initiative und Einsatzbereitschaft - Zuverlässigkeit - Bereitschaft zur ständigen und umfassenden Weiterbildung Ziele - Effektive Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, der Pflegedienstleitung und der Mitarbeiter - Sicherstellung eines modernen Rechnungswesens mit Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Statistiken sowie mit allgemeinen Verwaltungsaufgaben - Erledigung von Steuer- und Versicherungsfragen - Überwachung von Zahlungseingängen, Unterstützung der Geschäftsleitung - Sicherung einer wirtschaftlichen Betriebsführung - Beachtung der Qualitätspolitik und des Leitbildes des Pflegedienstes. Mithilfe und Mitgestaltung bei der Entwicklung und Umsetzung der Unternehmerphilosophie Aufgaben / Tätigkeiten Verwaltungs- und Organisationsaufgaben - Telefondienst - Akten anlegen und führen - Erledigung von Schriftverkehr - Vorbereitung von Sitzungen - Anfertigung von Protokollen, Berichten und Aufstellungen - Bearbeitung von Posteingang und Postausgang - Sichtung und Auswertung von Fachinformationen, unter anderem Rechtsvorschriften, ggf. kleine Recherchen durchführen. - Sammlung, Aufbereitung und Auswertung von Unterlagen und Dokumenten - Vorbereitung von Besprechungen - Überprüfung des Archivs unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Auftrags- und Rechnungsbearbeitung - Abwicklung aller ein- und ausgehenden Aufträge - Prüfung von Rechnungen auf ihre rechnerische und sachliche Richtigkeit - Klärung von möglichen Differenzen - Erstellung von Rechnungen - Assistenz beim Erstellen einer Nebenkostenabrechnung - Kontrolle von Zahlungsterminen / Bearbeitung von Mahnungen Betriebliches Rechnungswesen - Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung. Erstellung der Bilanz - Erstellung der Investitions- und Instandhaltungsplanung - Erfassung von Belegen - Kontrolle der Konten - Bearbeitung von Investitionen. Sicherstellung der Kostenkontrolle bei Investitionen - Vorbereitung aller Dokumente für abschließende Bearbeitung durch das zuständige Rechnungsamt Lohn- und Gehaltsabrechnung - Beachtung der tariflichen und betrieblichen Vereinbarungen - Ermittlung des Bruttoentgelts - Ermittlung der Lohnfortzahlung - Ermittlung der Abzüge - Ermittlung der zu überweisenden Beträge - Überweisung der Gehälter - Führung der Personalakten - Abrechnung von Dienstreisen und Außendiensttätigkeiten - Mithilfe bei der Koordination und Organisation von Aus- und Weiterbildung - Bearbeitung des Schriftverkehrs von Bewerbungen, Einstellungen und Kündigungen Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Buchführung, Buchhaltung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Recherche, Informationsbeschaffung, Telefondienst, Zahlungsverkehr, Kaufmännische Kenntnisse, Eingangsrechnung (bearbeiten etc.), Ausgangsrechnung bearbeiten, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, -abrechnung, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Korrespondenz, Postbearbeitung, Textverarbeitung