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Weitere Berufsbezeichnung: Teamassistent/in; Sachbearbeiter/in Lohnvorbereitung Stellenbeschreibung: Wer wir sind Die ENIG GmbH mit Sitz in Arnstadt ist ein Fachbetrieb für Abdichtungssysteme im Ingenieur- und Industriebau. Wir dichten Becken, Hallen, Bauwerke und Geothermie-Anlagen ab – bundesweit, mit eigenen Montageteams und einem eingespielten Büro. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige kaufmännische Fachkraft, die unser Büro organisiert und unseren Baustellen den Rücken freihält. Ihre Aufgaben Personal & Lohn - Führen der Arbeitszeitlisten unserer Mitarbeiter - Lohnzuarbeit: Stunden, Vorschüsse und Reisekosten aufbereiten - Abrechnung der Mitarbeiter und wöchentliche Geldausgabe für die Baustellen - Bescheinigungen anfordern und aktuell halten (z. B. A1, Sozialversicherung) Rechnungswesen - Rechnungseingänge prüfen und buchen - Zahlungen vorbereiten (Skonto, Überweisungsvermerke) - Belege für den Steuerberater kontrollieren und hochladen - Zuarbeit zur Rechnungsstellung unserer Baustellen Baustellenorganisation - Unterkünfte für unsere Montageteams buchen - Bestellung von Containern, Radlader und Baustellenmaterial - Disposition der Materialrollen und Abholung durch die Spedition - Fahrzeuge (Crafter/Sprinter) in die Werkstatt bringen und abholen, Reparaturen beauftragen und dokumentieren - Bürgschaften beantragen und zurückfordern Dokumentation & Angebote - Baustellendokumentationen zusammenstellen (Schweiß- und Prüfprotokolle) - Vorlagen bereitstellen (Stundenzettel, Urlaubsanträge, Protokolle) - Angebote ausdrucken, speichern und versenden; Angebote nachfassen Büro & Kommunikation - Telefondienst und Bearbeitung des E-Mail-Postfachs - Bestellungen für Büro und Baustelle - Organisation der Büroreinigung - Weitere Aufgaben, die im Tagesgeschäft eines Bauunternehmens anfallen Was Sie mitbringen - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung im Büro, idealerweise in einem Handwerks- oder Bauunternehmen - Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Buchhaltungs- oder Lohnvorbereitung von Vorteil - Organisationstalent: Sie behalten viele Themen parallel im Blick und setzen Prioritäten - Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise - Freundliches, verbindliches Auftreten am Telefon und gegenüber Kunden, Lieferanten und Kollegen - Führerschein Klasse B - Polnischkenntnisse sind ein Plus, aber keine Voraussetzung Was wir bieten - Eine vielseitige Position mit echter Verantwortung – Sie sind die zentrale Anlaufstelle für Büro und Baustellen - Kurze Wege und schnelle Entscheidungen in einem inhabergeführten Unternehmen - Gründliche Einarbeitung durch die Geschäftsführung - Sicherer Arbeitsplatz in einer Branche mit Zukunft (Wasserschutz, Geothermie, Industriebau) - Modernes Büro am neuen Firmensitz in Arnstadt Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Buchführung, Buchhaltung, Personalwesen Erweiterte Kenntnisse: Büromanagement