About this role
Weitere Berufsbezeichnung: Fachwirt/in - Büro- und Projektorganisation; Fachmann/-frau - Bürokommunikation Stellenbeschreibung: Zuhause in der Königsklasse der Messtechnik: Wo Stahl fließt, Glas glüht und Temperaturen von 1000 °C herrschen, sorgt unsere Technik für Zuverlässigkeit unter Extrembedingungen: Seit 1992 entwickeln wir hochspezialisierte Messtechniklösungen für die Gießerei-, Stahl- & Glasindustrie. Mit Standorten in Japan, den USA und Südafrika sind wir weltweit im Einsatz – und trotzdem fest in Thüringenverwurzelt. Arbeite an Projekten, die die Industrie sicherer machen und entwickle dich zum global gefragten Spezialisten. Ihre Aufgaben als Assistenz der Kaufmännischen Geschäftsführung: - Operative Unterstützung: Entlastung der kaufmännischen Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie administrative Vor- und Nachbereitung von Terminen und Entscheidungen - Termin- & Reisemanagement: Eigenverantwortliche Terminplanung, Priorisierung sowie Reisebuchung und Reisekostenabrechnung - Kommunikation & Korrespondenz: Professionelle Schnittstelle zu internen Fachbereichen, externen Partnern, Dienstleistern und Behörden - Berichtswesen & Dokumentation: Erstellung von Präsentationen, Berichten, Auswertungen und Entscheidungsvorlage, Recherche zu Rechtsfragen - Projekte: Mitwirkung bei (kaufmännischen) Sonderprojekten und Prozessoptimierungen - Unterstützung des Marketings bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und Messen - Allgemeine Büroorganisation + Mitglied der Telefonzentrale Ihre Aufgaben als Personalassistenz & HR-Administration: - Bewerbermanagement: Betreuung des gesamten Recruiting-Prozesses (Schalten von Stellenanzeigen, Sichten von Bewerbungen, Terminierung von Vorstellungsgesprächen) - Onboarding & Offboarding: Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Ein- bzw. Austrittsunterlagen - Stammdatenpflege: Verwaltung und Aktualisierung der digitalen Personalakten sowie Pflege des Zeiterfassungssystems - Ansprechpartner/in für Mitarbeiter/innen bei administrativen Fragen und Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung - Mitarbeiterbetreuung/Personalentwicklung & HR-Events: Organisation von Teamevents, Gesundheitstagen und Schulungen Das bringen Sie mit: - Ausbildung & Erfahrung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Personalkaufmann/-frau) oder ein vergleichbares betriebswirtschaftliches Studium. - Berufserfahrung: Mehrjährige relevante Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion und/oder im HR-Bereich. - IT-Kenntnisse: Sehr guter Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Excel, Word, PowerPoint, Teams). Erfahrung mit CorelDRAW von Vorteil. - Persönlichkeit: - Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Vertrauenswürdigkeit. - Organisationstalent, strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise. - Empathie, Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten. - Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse Was wir Ihnen bieten: - Verantwortung & Gestaltungsspielraum: Eine abwechslungsreiche Position mit vielfältigen Aufgaben an einer zentralen Schnittstelle im Unternehmen. - zukunftsträchtige/langfristige Perspektive in einem stetig wachsenden, familiengeführten Unternehmen - Strukturierte Einarbeitung und persönliche Ansprechpartner - flache Hierarchien, schnelle und kurze Entscheidungswege - leistungsorientierte Entlohnung mit Erfolgsbeteiligung - pünktliche Vergütung - Handlungs- und Gestaltungsspielraum - Selbstständiges Arbeiten und Verantwortung - Bereichsübergreifende Projekt- und Teamarbeit - Familiäres Arbeitsklima in einem kollegialen Team - Gemeinsame Team- und Firmenevents - Unbefristeter Arbeitsvertrag - Urlaubs- und Weihnachtsgeld - Sachbezugskarte auf Wunsch - interne und externe Weiterbildungs-Möglichkeiten - betriebliche Altersvorsorge - flexible Arbeitszeiten - betriebliches Gesundheitsmanagement (Dienstradleasing BusinessBike, Gesundheitstage, Obstkorb uvm.) - gepflegtes Betriebsgebäude und helle Büroräume sowie moderne Arbeitsausstattung - Beteiligung an KITA-Gebühren - Saveway Ideenprozess (betriebliches Vorschlagswesen) - Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen Mitgestaltung der Prozesse, Ziele und Vorgehensweisen - Firmenfuhrpark - Kostenfreie Parkplätze - kostenlose Heißgetränkeversorgung Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Ablauforganisation, Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) Erweiterte Kenntnisse: Betriebswirtschaftslehre, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Microsoft Office, Berichtswesen, Information, Arbeitsrecht Expertenkenntnisse: Büromanagement