About this role
Aufgaben Mit Leidenschaft und Verantwortung unsere Zukunft gestalten! Dein Impact für unser Zukunftswerk Köln Als Verwaltungsreferent*in (m/w/d) übernimmst du eine wichtige Rolle in unserem Zukunftswerk: Du hältst Finanzen, Personal, Verträge und Infrastruktur im Blick – und sorgst gemeinsam mit der Zukunftswerksleitung dafür, dass Prozesse, Compliance und interne Zusammenarbeit auf Top-Niveau laufen. Starttermin: ab sofort Arbeitsort: Köln Arbeitszeitmodell: Vollzeit mit 39 Stunden in der Woche Vertragsdetails Was sind deine Aufgaben? • Unterstützung bei der Erstellung von Wirtschaftsplänen, Forecast und Kalkulationen inkl. Mitwirkung an regelmäßigen Reporting • Erhebung von Soll-Ist-Daten, Analyse von Abweichungen und Fluktuation, Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Abstimmung mit Controlling und Zukunftswerksleitung • Prüfung eingehender Rechnungen, Klärung mit Dienstleistern, Kontierung sowie fristgerechte Belegweiterleitung und Klärung offener Posten • Ordnungsgemäße Führung der Barkasse, Belegsammlung sowie Sicherstellung fristgerechter und qualitativ hochwertiger Kassenabgaben • Stepnova-Reporting inkl. Kommentierung und Abweichungsanalyse, Mitwirkung bei Ausschreibungen/Vergaben inkl. Konzeptentwicklung sowie Erstellung/ Bearbeitung von Abrechnungsunterlagen • Teilnahme an Gesprächen, Aufbereitung von Bewerbungen/Gesprächsergebnissen für Entscheidungen; Weitergabe von Vertragsdaten an die Personalabteilung, Pflege der Personalakten und Meldungen zu Ein-/Austritt/Änderungen inkl. dokumentierter Bearbeitung sensibler Personalsachverhalte • Verwaltung der Zukunftswerkverträge inkl. Fristen- und Terminkontrolle; Koordination von Dienstleistern/Maklern; Mitwirkung bei IT-Beschaffung und technischen Rollen-/Rechteanforderungen; Projektsteuerung bei baulichen Maßnahmen • Dokumentation und Maßnahmenverfolgung in Arbeitssicherheit/Gesundheitsschutz; Umsetzung von Datenschutz/ Datensicherheit inkl. Protokollierung und Trainingsnachverfolgung; Prozesssteuerung/-optimierung und QM-Dokumentation inkl. Prüfungsunterlagen; Schnittstellen- und Informationsmanagement zur Zentrale sowie Organisation und Durchführung der Leitungskonferenz Qualifikationen Womit punktest du bei uns? • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Berufserfahrung in relevanten Tätigkeiten des Verwaltungsmanagements • Sehr gutes Zahlenverständnis • Erste Erfahrung im Bereich Controlling, Reporting und Wirtschaftsplanung sind von Vorteil • Kenntnisse in Buchhaltungsprozessen • Hohe Verlässlichkeit im Fristen- und Terminmanagement • Gutes Verständnis für Datenschutz/Datensicherheit, Arbeitsschutz und konsequente Nachverfolgung • Starke Kommunikationsfähigkeit • Selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise • Mobilität sowie gute MS Office-Kenntnisse (Excel, Word, Power Point) • Erste Kenntnisse in den Bereichen Offene Ganztagsschule, Inklusionsbegleitung, Übermittagsbetreuung oder im Bereich der Arbeitsmarktdienstleistungen sind von Vorteil • Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung Wir bitten um einen Nachweis bei entsprechenden Qualifikationen. Nutze auf unserer Karriereseite das Dokumentenfeld „Andere“. Benefits Das bieten wir dir! • Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen • 31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tagen-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an Rosenmontag • Betriebliche Altersvorsorge • Möglichkeit zum Erwerb eines vergünstigten Deutschlandticket als Jobticket • Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass sowie zum Jobrad • Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Über unsDas Kolping-Bildungswerk Köln ist ein staatlich anerkannter Träger der Kinder und Jugendhilfe sowie eine staatlich anerkannte Einrichtung der Weiterbildung. Darüber hinaus sind wir Arbeitgeber für mehr als 900 Mitarbeiter*innen und Teil des weltweiten Kolpingwerks. Unser Ziel ist es, Menschen aller Altersgruppen – unabhängig von Geschlecht, Herkunft und Religionszugehörigkeit – zu befähigen, ein selbständiges, eigenverantwortliches Leben zu führen.