About this role
- Organisation und Koordination patientenbezogener Abläufe, einschließlich Terminmanagement - Betreuung des Erstkontakts von Patient*innen und weiteren Ansprechpartner*innen per Telefon und E-Mail - Verwaltung, Bereitstellung und Archivierung von Patientenakten und relevanten Unterlagen für die klinische und wissenschaftliche Arbeit - Bearbeitung schriftlicher Anfragen sowie administrative Dokumentation und Nachbereitung von Patientenfällen - Arbeiten und Dokumentation im Krankenhausinformationssystem - Organisation und Verwaltung der Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie Zeiterfassung im Team - Bearbeitung von Personalmaßnahmen, Urlaubs- und Dienstreiseanträgen - Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte:r oder vergleichbar) - Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise im medizinischen oder universitären Umfeld - Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in klinische Informations- und Verwaltungssysteme (z. B. ORBIS) - Erfahrung in der administrativen Projekt- und Mittelverwaltung von Vorteil - Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise - Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit in einem interdisziplinären Team - Verantwortungsbewusstsein sowie ein hohes Maß an Diskretion im Umgang mit sensiblen personenbezogenen und medizinischen Daten