About this role
Le réceptionniste assure l'accueil, le suivi du séjour et la facturation, et fait le lien entre le client et l'ensemble des services de l'établissement. Il exerce ses fonctions sous l'autorité de la Direction et dans le respect des standards de l'établissement.
Accueil et accompagnement du client - Assurer l'accueil physique et téléphonique, prendre les messages et transmettre les informations aux services concernés - Accompagner le client en chambre à son arrivée et lui présenter les modalités du séjour : horaires des services, petit-déjeuner, restauration, équipements de la chambre - Accompagner le client au spa et lui expliquer le déroulement et les règles d'accès - Présenter les prestations de l'établissement : spa, bar, restauration, activités, visites locales dans le respect des consignes commerciales - Recueillir les réclamations, apporter une première réponse dans le cadre de ses attributions et alerter la hiérarchie lorsque la situation le dépasse
Arrivées, départs et dossiers clients - Préparer les arrivées : consultation et mise à jour des dossiers dans le logiciel hôtelier - Effectuer les formalités de check-in et de check-out - Traiter les arrivées imprévues et les demandes de dernière minute selon les procédures et les conditions commerciales fixées par la Direction - Enregistrer et suivre les dossiers de groupes et de séminaires : saisie des rooming lists, attribution des chambres - Participer à la clôture journalière et établir les rapports de suivi d'activité
Facturation et caisse - Contrôler les éléments de facturation des dossiers clients et facturer les prestations annexes - Vérifier les facturations des différents points de vente et signaler toute anomalie - Tenir et contrôler la caisse dans le respect des procédures internes
Terrasse, piscine et bar - Assurer la mise en place de la terrasse extérieure : installation des cartes boissons, coussins, des cendriers et des parasols selon les conditions météo, et rangement en fin de service - Maintenir la terrasse en état pendant la journée : vidage des cendriers, débarrassage, propreté du mobilier - Prendre les commandes des clients en terrasse piscine, assurer le service et l'encaissement - Assurer le service des boissons l'après-midi en l'absence de la personne de garde, afin qu'aucune demande client ne reste sans réponse
Coordination, prestataires et sécurité - Transmettre chaque jour à la société de nettoyage le prévisionnel des chambres en arrivée, et tenir à jour le fichier de suivi correspondant - Transmettre aux services concernés les informations utiles au bon déroulement du séjour et travailler en coordination avec l'ensemble de l'établissement - Veiller à la sécurité des clients, des biens et des installations, et signaler sans délai toute situation anormale ou à risque - Maintenir en ordre son poste de travail et les espaces relevant de son activité - Rendre compte à la Direction de toute difficulté ou anomalie utile à la bonne marche du service
Compétences requises Exigé - Anglais courant - à l'oral comme à l'écrit, en situation d'accueil comme au téléphone - Maîtrise d'un logiciel de gestion hôtelière - Aisance relationnelle, présentation soignée et discrétion - Rigueur sur la facturation et la tenue de caisse - Capacité à gérer plusieurs demandes simultanées sans perdre la qualité de l'accueil - Disponibilité sur les week-ends et les périodes de forte activité Apprécié - Connaissance du logiciel Asterio - Pratique d'une troisième langue
Horaires 8h - 16h15 13h - 21h15 (renfort Night exceptionnel 21h-8h30)