About this role
Rattaché(e) à la Directrice des Finances et des Affaires Générales, vous assurez deux grandes missions complémentaires : gestion administrative aux affaires générales et le suivi comptable.
1. Participer à la vie institutionnelle de la collectivité : - Gérer les instances communautaires (bureau, conseil communautaire et conseil d'administration du CIAS) - Assurer l'organisation logistique des réunions (réservation salle, convoquer les participants, gérer la liste des présents et organisation des pouvoirs) - Rédiger les ordres du jour et les notes de synthèse en concertation avec son supérieur hiérarchique et/ou le DGS - Respecter les délais de convocation et de transmission de documents avant les réunions - Assister aux instances (soirée) - Prendre des notes lors des réunions et rédiger les procès-verbaux - Préparer les documents de suivi des décisions administratives (délibérations, décisions, arrêtés.) et les dématérialiser - Transmettre les actes au contrôle de légalité et télécharger les documents finalisés - Transmettre les ordres du jour des instances de la CdC et du CIAS ainsi que les procès-verbaux dans les délais pour affichage sur site Internet - Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous (délibérations, dossiers des réunions communautaires) - Créer et alimenter un recueil dématérialisé des délibérations
2. Assurer le secrétariat du Président en lien avec l'agent en charge de l'agenda : - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, convocations, comptes rendus - Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers - Assurer le binôme sur l'agenda du Président si absence de l'agent en charge - Organisation ponctuelle de réunions protocolaires relevant du pilotage du territoire, de la concertation entre élus ou de la diplomatie institutionnelle (invitation, résa de salle, gestion du cocktail/buffet, assurer l'accueil si en dehors des heures d'ouverture de la CDC) - Assurer ponctuellement l'accueil du siège en cas d'absence des agents fléchés sur la mission
3. Assurer le suivi comptable des budgets communautaires : - Récupérer les factures sur Chorus - Saisir, contrôler et suivre les engagements, mandats et titres de recettes (M57, M22 et M49) d'investissement et de fonctionnement - Vérifier la conformité des PJ - Effectuer le suivi des opérations d'investissement et de fonctionnement - Adresser aux services les consommations de crédits - Emettre les titres en lien avec les facturations faites - Effectuer la prise en charge des dépenses P84 et des recettes P503 sur l'ensemble des budgets - Assurer le suivi de l'ASP et de la fiscalité - Gestion comptable de la dette et de l'inventaire, dotations aux amortissements - Saisir, et faire le suivi de la REOMI (Facturations et vagues annulatives) - Suivi de la capacité de couverture - Envoyer les Décisions Modificatives après les conseils (Flux en trésorerie) - Assurer la régularité des opérations comptables selon la nomenclature en vigueur - Saisir les admissions en non-valeur et les effacements de dettes après vérification, et établir les délibérations correspondantes - Emettre les titres et ou mandats des régies - Effectuer le suivi de la Taxe d'aménagement - Effectuer mensuellement le mandatement des attributions de compensation aux communes membres de la CDC - Effectuer les titres annuels : Landerrouat (antenne), GEMAPI, CAB, CC Duras - Effectuer les titres de l'urbanisme
Profil recherché : Formation en secrétariat ou en gestion administrative et comptable, (niveau Bac +2), ou expérience équivalente en collectivité territoriale
Vos compétences : - Maîtrise des techniques de secrétariat, de rédaction administrative et de prise de notes - Bonne maîtrise des outils bureautiques - Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, procédures administratives et du cadre budgétaire et comptable