About this role
RESPONSABILITÉS :
IDENTIFICATION DU POSTE : ADJOINT ADMINISTRATIF HOSPITALIER - Direction : Direction des Ressources Matérielles (DRM) - Quotité de temps de travail : 100 % - Rattachement hiérarchique : AAH DRM - Intitulé du poste : Adjoint des cadres hospitaliers en charge des achats, du suivi budgétaire et du contrôle interne de la DRM - CDD de 3 mois renouvelable Objectifs du poste : L'ACH assure, sous l'autorité de l'Attaché d'administration hospitalière de la DRM, une mission de pilotage, de coordination et de sécurisation des achats, du suivi budgétaire et des processus comptables relevant de la Direction des Ressources Matérielles. Il contribue à garantir la fiabilité des données financières, la maîtrise des dépenses, la qualité des processus d'achat et la sécurisation des opérations comptables de la DRM. Résultats attendus - Acquérir et maintenir les connaissances nécessaires à l'exercice des missions, notamment dans le domaine de la commande publique et des marchés publics. - Mettre en place et maintenir des outils permettant un suivi rigoureux, fiable et réactif des budgets d'exploitation et d'investissement. - Assurer la qualité et la fiabilité des données financières et comptables relevant de la DRM. - Développer et utiliser de manière efficiente les outils informatiques afin d'améliorer la qualité, la fiabilité et la réactivité des suivis et des actions relevant de son domaine de compétence. - Mettre en place des tableaux de bord pertinents permettant à la direction de disposer d'une vision régulière de l'activité, des dépenses, des engagements et des crédits disponibles. - Sécuriser les processus d'achat et les circuits de validation. - Assurer le respect des procédures internes et des règles de la commande publique. - Participer à l'amélioration continue des procédures et des outils de gestion de la DRM. - Constituer un interlocuteur privilégié des services financiers pour les questions relatives aux opérations de la DRM. RESPONSABILITES DU POSTE : L'ADCH est chargé : - d'alerter la hiérarchie sur les risques budgétaires, comptables ou réglementaires identifiés - de garantir la fiabilité des informations transmises ; - de proposer des améliorations organisationnelles ; - d'assurer le suivi des actions décidées ; - de rendre compte régulièrement de l'avancement des dossiers ; - de contribuer à la sécurisation des processus de la DRM.
PROFIL RECHERCHÉ :
MISSIONS GENERALES ET SPECIFIQUES DU POSTE : - Management des adjoints administratifs - En lien avec le responsable de la DRM, supervision et participation aux achats - Être le référent de la DRM pour les imputations comptables des achats. - Participer à l'analyse et au suivi des dépenses. - Réalisation du suivi budgétaire bi-mensuel des lignes d'investissement - Suivi financier des contrats de maintenance des ST - Reporting - Participation ponctuelle aux liquidations. - Préparation du plan d'investissement (équipements généraux, travaux) - Cycle immobilisation en lien avec la direction des affaires financières - Réalisation des contrôles nécessaires sur l'ensemble des immobilisations (y compris pointage avec la trésorerie) ; - Supervision de la création des fiches d'immobilisation, des sorties d'inventaires de l'ensemble du GHPP, pointage et validation de l'actif de l'exercice - Transfert des comptes 23 à 21 et suivi des productions immobilisées - Cycle exploitation - Être garant du bon déroulement de la clôture en lien avec les services financiers - Pointage (en N) des écritures de clôture Sur le cycle immobilisation et sur le cycle achat : o Notamment organisation des circuits de validation des factures. o Extraction mensuelle des commandes - Travail en lien avec les autres services acheteurs (services économiques, biomédical, informatique et pharmacie) pour uniformiser les procédures et contrôles mis en place. - Interlocuteur & référent financier des Services financiers et des Commissaires aux Comptes - Référent GEF En trinôme avec l'attaché des services économiques et l'attaché des services financiers, assurer la référence fonctionnelle sur les outils GEF : o Réalisation des tests avant mise en production, o Lien entre utilisateurs et services Conditions : - Diplôme de formation : BAC + 2 dans le domaine de la comptabilité - Expérience Une parfaite connaissance des services administratifs des établissements publics de santé serait un plus. Compétences - Maitrise de la M21 (nomenclature comptable des EPS) - Maitrise de l'outil informatique (Pack Office plus particulièrement EXCEL) et facilité d'adaptation à un nouveau logiciel comptable ; - Respect des procédures et de la hiérarchie, sens des responsabilités, organisation, travail en équipe, adaptabilité relationnelle, capacités rédactionnelles, discrétion professionnelle, développement des compétences et remise en question des pratiques. Force de proposition auprès de l'AAH et du Directeur des Ressources Matérielles.