About this role
BTP CFA Auvergne-Rhône-Alpes est le leader régional de la formation aux métiers du Bâtiment et des Travaux Publics. L'Association gère 11 établissements et forme chaque année plus de apprentis, du CAP au diplôme d'ingénieur, en partenariat avec les entreprises du secteur.BTP CFA AuRA accompagne les jeunes, les adultes et les entreprises dans le développement des compétences et la réussite des parcours de formation. Acteur majeur de l'apprentissage sur son territoire, l'établissement développe également une offre de formation continue répondant aux besoins des professionnels du BTP.Forte de plus de 600 collaborateurs, l'Association place la transmission des savoir-faire, l'innovation pédagogique, la proximité avec les entreprises et l'accompagnement des apprenants au cœur de son projet.Dans le cadre du développement de son activité, BTP CFA Ain recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) afin de renforcer son équipe administrative.Organisation et circulation de l'informationAssurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et orienter les différents interlocuteurs.Répondre aux demandes d'information et orienter vers les interlocuteurs compétents.Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que la diffusion des informations internes.Participer à la communication et à la coordination entre les différents services.Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs (courriers, notes, comptes rendus, supportsp>Assurer le support organisationnel des réunions (préparation des dossiers, logistique, rédaction des comptes rendus).Organisation administrative et gestion des dossiersClasser, organiser et archiver les documents administratifs.Assurer le suivi des dossiers et effectuer les relances nécessaires.Participer à la mise à jour des tableaux de bord et des outils de suivi d'activité.Mettre à disposition des collaborateurs les documents administratifs nécessaires à leur activité.Participer au suivi des conventions et des contrats avec les prestataires.Contribuer à la préparation des éléments de suivi et de contrôle administratif.Participation à la vie de l'établissementContribuer à l'organisation logistique des événements de l'établissement (journées portes ouvertes, réunions, manifestationsp>Participer aux projets portés par l'établissement et aux actions régionales.Apporter un soutien administratif aux équipes selon les besoins du service.Participer au bon fonctionnement de l'établissement dans une logique de service aux collaborateurs et aux apprenants. Organisation et circulation de l'informationAssurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et orienter les différents interlocuteurs.Répondre aux demandes d'information et orienter vers les interlocuteurs compétents.Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que la diffusion des informations internes.Participer à la communication et à la coordination entre les différents services.Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs (courriers, notes, comptes rendus, supportsp>Assurer le support organisationnel des réunions (préparation des dossiers, logistique, rédaction des comptes rendus).Organisation administrative et gestion des dossiersClasser, organiser et archiver les documents administratifs.Assurer le suivi des dossiers et effectuer les relances nécessaires.Participer à la mise à jour des tableaux de bord et des outils de suivi d'activité.Mettre à disposition des collaborateurs les documents administratifs nécessaires à leur activité.Participer au suivi des conventions et des contrats avec les prestataires.Contribuer à la préparation des éléments de suivi et de contrôle administratif.Participation à la vie de l'établissementContribuer à l'organisation logistique des événements de l'établissement (journées portes ouvertes, réunions, manifestationsp>Participer aux projets portés par l'établissement et aux actions régionales.Apporter un soutien administratif aux équipes selon les besoins du service.Participer au bon fonctionnement de l'établissement dans une logique de service aux collaborateurs et aux apprenants.