About this role
Nous sommes une équipe soudée de 6 à 8 personnes (techniciens et ingénieurs systèmes & réseaux), et nous recrutons aujourd'hui pour reprendre et faire évoluer notre gestion administrative, nos achats et notre logistique interne, à l'occasion d'un renouvellement d'équipe sur ces fonctions.
Le poste : Rattaché(e) directement au Directeur des Opérations, tu es la personne qui tient le bureau et fait tourner tout ce qui n'est pas technique. Ton quotidien s'organise autour de quatre blocs.
Achats, contrats et gestion de stock - Passage et suivi des commandes auprès de nos fournisseurs IT (comme Dell, Lenovo, Synology, Stormshield, grossistes type Also, TD Synnex, Ingram) - Réception physique du matériel, contrôle bon de livraison / bon de commande, gestion des litiges et SAV fournisseurs - Tenue du stock interne de matériel (serveurs, PC, périphériques, composants éventuels.) avec entrées/sorties tracées - Suivi actif des dates d'expiration : contrats fournisseurs, licences logicielles (VMware, ESET, Microsoft, etc.), garanties matériel, abonnements, baux, assurances - anticipation des renouvellements - Négociation ponctuelle des prix et conditions avec les fournisseurs récurrents - Aide à la préparation des commandes clients et coordination avec les techniciens pour les interventions Gestion administrative du bureau - Accueil téléphonique - Gestion du courrier entrant/sortant et des demandes administratives courantes - Classement, archivage numérique et tenue à jour de la documentation administrative - Appui logistique au bureau (fournitures, maintenance..) quand nécessaire - Interface avec les prestataires externes (expert-comptable, assureur, banque..)
Paiements fournisseurs et facturation client - Réception, contrôle et classement des factures fournisseurs ; préparation des dossiers de paiement - Exécuton des virements fournisseurs - Transmission mensuelle des pièces justificatives à l'expert-comptable (qui assure la tenue comptable, la TVA et le bilan) - Émission des factures clients depuis Odoo à partir des bons d'intervention et des contrats de maintenance - Suivi des encaissements et relances clients de premier niveau - Suivi des notes de frais de l'équipe
Interface clients et fournisseurs - Qualification des demandes clients reçues par téléphone (cabinets médicaux, centres d'imagerie, ..) et orientation vers le bon interlocuteur technique si nécessaire - Suivi administratif des commandes et contrats clients - Interlocuteur référent côté fournisseurs IT pour les questions commerciales et logistiques