About this role
Missions : - Le/La Chargé(e) de coordination assiste le Coordonnateur pédagogique ou le responsable de programme dans l'organisation et le suivi administratif des programmes relevant de son périmètre. - Il/Elle contribue au bon déroulement des parcours, à la qualité du suivi des étudiants et des intervenants, à la fiabilité des données et au respect des procédures internes. Pour les programmes préparant à une certification RNCP, il/ elle participe au suivi opérationnel des exigences définies par l'organisme certificateur. - En l'absence du Coordonnateur pédagogique, il/ elle assure la continuité des activités courantes, dans le respect des consignes et procédures établies.
Hiérarchie : Placé sous l'autorité hiérarchique principale du Coordonnateur pédagogique ou du Responsable de programme de référence.
Activités : Dans le respect du règlement pédagogique de l'Ecole et des normes et procédures définies en interne : - Assister le Coordonnateur pédagogique dans l'organisation quotidienne des programmes et le suivi des calendriers, groupes, plannings et échéances ; - Gérer les boîtes mails de coordination en apportant une réponse dans un délai maximum de 48h ; - Assurer le suivi administratif des étudiants : intégration, absences, justificatifs, demandes courantes, situations individuelles et remontées des alertes au Coordonnateur pédagogique ; - Assurer la relation opérationnelle avec les intervenants : diffusion des informations, collecte des documents pédagogiques, relances et préparation des réunions; - Participer à l'organisation des cours, évaluations, rattrapages, soutenances et jurys, convocations, listes, salles ou classes virtuelles, documents, résultats et archivage des pièces nécessaires ; - Participer au suivi administratif des stages, alternances, rapports et soutenances professionnelles, en lien avec les services concernés ; - Gérer les outils de suivi et les espaces numériques relevant du programme : groupes, accès, dépôts, communications, données de scolarité et tableaux de bord ; - Participer à la gestion et au suivi des obligations liées au partenariat avec l'organisme certificateur : suivi des échéances, préparation et transmission des documents et données attendus, contrôle de la complétude des pièces, préparation des éléments nécessaires aux jurys ; - Contribuer au suivi des enquêtes qualité, réunions de délégués, actions d'amélioration continue, audits et collecte des données nécessaires aux démarches qualité et d'accréditation ; - Être garant de la satisfaction des étudiants dans le périmètre des programmes définis.
Cette fiche n'est pas exhaustive, le/la Chargé(e) de coordination pourra effectuer, dans le cadre de ses fonctions, d'autres tâches liées à un accroissement d'activité à la demande de sa hiérarchie.
Profil / Compétences : - Bac+2 minimum, avec une expérience dans l'enseignement supérieur, la formation ou la coordination administrative ; - Maîtrise du Pack Office, notamment Excel ; connaissance d'un ERP, d'un LMS et des outils de visioconférence ; - Aisance avec les outils numériques et les environnements de formation à distance ; - Niveau d'anglais B2 ; - Rigueur, sens de l'organisation, fiabilité dans le suivi des données et des procédures ; - Bon relationnel, capacité à gérer plusieurs interlocuteurs et à travailler en équipe ; - Discrétion, respect de la confidentialité et capacité à alerter en cas d'anomalie ou de situation sensible.