About this role
MISSION PRINCIPALE : Assurer l'ensemble des opérations liées au secrétariat du secrétaire général(e). PLACE DU POSTE DANS L'ORGANISATION : Le poste est placé sous l'autorité directe du secrétaire général(e). CONTEXTE ET SPECIFICITE : -Discrétion professionnelle -Utilisation des logiciels de bureautique -Utilisation des interfaces informatiques pour la gestion financière et matérielle de l'établissement. -Respect des échéances administratives et organisationnelles d'un établissement scolaire. MISSION DU POSTE : -Assurer les tâches administratives du secrétariat de l'Intendance. -Aider à la gestion matérielle de l'établissement. ACTIVITE DU POSTE : -Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs se présentant au secrétariat. -Gérer les messages téléphoniques. -Diffuser l'information. -Rédiger et mettre en forme les documents. -Prendre en charge les archives du secrétariat d'Intendance. -Etablir des bons de commandes. -Engager les dépenses. -Saisir les mandats sur GFC (logiciel de comptabilité), les vérifier avec la secrétaire générale avant leur impression et leur mise en forme pour l'Agence Comptable (agrafer les factures et autres documents nécessaires au mandat). -Rangement des mandats et ordres de recettes dans les dossiers suspendus situés dans le bureau de la secrétaire générale. -Assurer le passage à la cantine le midi. COMPETENCES ET CAPACITES REQUISES : -Maîtriser l'outil informatique et les nouvelles technologies de l'information. -Maîtriser les logiciels de bureautique -Savoir organiser et planifier ses activités. -Maîtriser la langue française. -Maîtriser les règles de présentation et de transmission des courriers administratifs. -Savoir s'exprimer à l'oral. -Savoir communiquer avec différents interlocuteurs. -Connaître les règles budgétaires qui régissent les établissements publics locaux d'enseignement. -Connaître le fonctionnement de l'organisation du système éducatif.