About this role
Deine Rolle bei uns im Team Als Office Manager*in und Assistenz der Geschäftsführung sorgst du dafür, dass unsere Agentur im Alltag organisatorisch und administrativ rund läuft. Diese Rolle lebt von einer gesunden Bodenständigkeit und Abwechslung: Mal bereitest du vertrauliche Unterlagen für die Geschäftsführung vor, mal sorgst du dafür, dass Getränke und Büromaterial da sind. Beides gehört für dich selbstverständlich dazu – kein Handgriff ist dir zu klein.<br> <br>Dabei verbindest du einen ausgeprägten Servicegedanken mit Struktur, Priorisierung und einem guten Gespür für Menschen, Prozesse und smarte Lösungen.<br> <br>Office Management lebt auch vom Vor-Ort-Sein. Deine regelmäßige Präsenz in der CAMERA ist ein wichtiger Teil dieser Rolle. Mobiles Arbeiten ist möglich, richtet sich aber nach den betrieblichen Erfordernissen.<br> <br>Die Aufgaben sind so organisiert, dass die Rolle auch in Teilzeit ab 80 % (mindestens 32 Wochenstunden) ausgeübt werden kann. Dabei arbeitest du eng mit einer weiteren Backoffice-Kollegin zusammen und stimmst Zuständigkeiten sowie Vertretungen verlässlich ab.<br><br><h1><span style="font-size:18px;"><strong>Das gehört zu deinen Aufgaben</strong></span></h1><br><strong> Office Management und interne Organisation</strong><ul><li>Du organisierst unseren Büroalltag – von Post und Bestellungen über Telefonzentrale und Terminkoordination bis zu administrativen Abläufen, die gut funktionieren</li><li>Du entwickelst digitale und analoge Prozesse weiter und sorgst dafür, dass Informationen, Dokumente und Zuständigkeiten gut strukturiert sind</li><li>Du koordinierst externe Dienstleister, insbesondere im IT-Bereich, und bist intern die erste Anlaufstelle für organisatorische und technische Fragen. <br><br><strong>Assistenz der Geschäftsführung</strong></li><li>Du unterstützt die Geschäftsführung (zwei Personen) bei wiederkehrenden administrativen und organisatorischen Aufgaben – etwa beim Aktualisieren und Aufbereiten von Zahlenübersichten oder bei der Einführung von Prozessen und Arbeitsabläufen. Dabei gehst du mit vertraulichen Informationen selbstverständlich diskret um</li><li>Du unterstützt bei der Reiseplanung, koordinierst Termine und bereitest Unterlagen und interne Abstimmungen vor. Dabei behältst du Fristen und To-dos stets eigenverantwortlich im Blick.<br><br><strong>Projektkoordination</strong></li><li>Du unterstützt unsere Berater*innen bei organisatorischen Aufgaben rund um die Arbeit für unsere Kunden – von der Workshopvorbereitung bis zum Bestellwesen.</li></ul> Was du mitbringst <ul><li>Du hast eine Ausbildung erfolgreich abgeschlossen oder vergleichbare praktische Erfahrung gesammelt</li><li>Im Anschluss hast du drei bis fünf Jahre Berufserfahrung gesammelt - im Office Management, in der Assistenz oder einer vergleichbaren Rolle – idealerweise in einem dynamischen Unternehmens- oder Agenturumfeld</li><li>Du denkst in Lösungen, kannst gut organisieren, priorisieren und übernimmst Verantwortung für deine Themen und Timings</li><li>Diskretion und Verlässlichkeit sind für dich selbstverständlich – auch im Umgang mit vertraulichen Informationen</li><li>Du hast Freude an digitalen Tools und Prozessen. Kleinere technische Herausforderungen löst du pragmatisch und externe IT-Dienstleister weißt du gut zu koordinieren</li><li>Mit Microsoft 365, Teams, Word, Excel und PowerPoint gehst du sicher um</li><li>Du hast eine selbstständige, strukturierte und verbindliche Arbeitsweise</li><li>Du hast Freude an Zusammenarbeit, bist neugierig und lernbereit und hast Interesse an Themen rund um Führung, Transformation und Unternehmenskommunikation.</li></ul> Was wir dir bieten <ul><li>Ein Jahresbruttogehalt von 42.000 bis 54.000 Euro bei einer Vollzeitstelle mit 40 Wochenstunden – abhängig von Erfahrung und Kompetenzen</li><li>Wir arbeiten dich strukturiert ein und geben dir Raum, in deine Verantwortung hineinzuwachsen und die Rolle mit der Zeit weiterzuentwickeln</li><li>Übernahme der Kosten für den ÖPNV</li><li>Pluxee-Restaurantgutscheine</li><li>Egym Wellpass</li><li>Beteiligung am Bonuspool – abhängig vom wirtschaftlichen Erfolg der Agentur</li><li>Einen besonderen Arbeitsplatz in der CAMERA in Frankfurt-Bockenheim sowie ein kollegiales Team mit kurzen Wegen und viel Gestaltungsspielraum</li><li>Die Flexibilität, einen Teil deiner Arbeitszeit mobil zu arbeiten, davon bis zu 20 Tage aus dem europäischen Ausland.</li></ul>