About this role
Ben jij een energieke duizendpoot die moeiteloos veel ballen tegelijk hooghoudt? Voor onze twee jonge, ambitieuze bestuurders – de CEO en CFO – zoeken wij een proactieve Executive Assistant die hen écht ontzorgt en hun effectiviteit vergroot. Jij bent hun rechterhand en een spil binnen onze snelgroeiende internationale organisatie met 700 medewerkers en vestigingen in 6 landen. Je werkt in hoog tempo, denkt in oplossingen en zet moderne tools – waaronder AI – in om het werk slimmer te organiseren. De functie Als Executive Assistant is jouw missie helder: zoveel mogelijk werk weghalen bij de CEO en CFO én hun effectiviteit vergroten, zodat zij zich volledig kunnen richten op de groei van HoSt. Je beschermt hun focus en stuurt op minder, kortere en effectievere meetings. High pace en ‘getting things done’- zijn je middle names: je maakt zaken af en houdt de vaart erin. Omdat beide bestuurders regelmatig reizen, ben jij hun vaste ankerpunt op kantoor en zorg je dat alles doorloopt terwijl zij onderweg zijn. Proactief meedenken en echt vooruitkijken is daarbij cruciaal: je anticipeert op wat er nodig is, vaak nog voordat het gevraagd wordt, en zet moderne technologie en AI in om routinewerk te automatiseren in plaats van alles handmatig te doen. Jouw verantwoordelijkheden Fungeren als gatekeeper en focusbewaker: je beschermt de tijd en focus van de CEO en CFO, stuurt op minder, kortere en effectievere meetings en zegt waar nodig namens hen ‘nee’; Beheren en prioriteren van de mailbox: je vangt berichten en verzoeken zelfstandig af en handelt ze waar mogelijk namens de CEO en CFO af, zodat alleen relevante beslissingen bij hen komen; Regisseren van de complexe, continu schuivende agenda’s van de CEO en CFO; Bewaken en opvolgen van actiepunten en toezeggingen: je jaagt acties proactief bij anderen na, zodat niets blijft liggen; Organiseren en voorbereiden van de vergaderingen van de Executive Board en de Raad van Commissarissen, met AI-tools voor de notulen en actiepunten; Boeken en volledig organiseren van (internationale) zakenreizen en de CEO en CFO onderweg ondersteunen; Overige ondersteuning en coördinatie die de CEO en CFO verder ontzorgt.