About this role
GAチームは、ヒルトンのビジョン、使命、価値観を維持しながら、生産性を最大化し、従業員全体のエクスペリエンスを向上させる職場環境の構築および維持を担っています。 その業務範囲は、オフィスおよびファシリティマネジメント、ベンダーガバナンス、OPEXおよびCAPEXの予算・支払管理サポート、労働安全衛生および環境（HSE）、調達、社内イベントのコーディネーション、ならびに事業継続計画（BCP）など、幅広い分野にわたります。 また、本ポジションは国内外のステークホルダーと密接に連携し、グローバルおよびローカルの基準に沿った形で、総務機能の運営および継続的な改善を行います。 すべての活動および日常業務は、高いサービスレベルを維持するために、H.I.L.T.O.N.バリューに基づいて遂行されます。 【契約・ライセンス・コンプライアンスサポート】
• 法務チームの指示のもと、各種ライセンス申請および更新に必要な書類の準備をサポートし、関係当局との調整を行う。
• オフィスおよびギャラリーに関連する賃貸契約の管理および更新手続きを支援する。
• すべての契約書を管理するマスタードキュメントを維持・管理する。
【オフィスオペレーション＆ファシリティマネジメント】
• オフィスシステムの導入を支援します。これには、ユーザーのオンボーディング、トレーニング、継続的な管理、エスカレーション対応が含まれます。
• 社内各部門および外部のサプライヤー／請負業者と連携し、オフィス移転の計画、調整、実行を支援する。
• 日常的なオフィス管理を通じて、快適で安全かつ衛生的な職場環境を維持する。
• 安全備品の管理、防火・安全規則への準拠支援、避難訓練の計画および実施を行い、安全な労働環境の確保を支援する。
• 外部主要4回線（HRMC／HGVJ／HGVJM／GA）および内線電話の一次対応、ならびに来客対応を行う。
• フロントデスクでの受付業務および電話問い合わせ対応を行い、プロフェッショナルな顧客対応を提供する。
【セキュリティ管理】
• ICカード管理を含む、オフィス入退室管理システムおよびセキュリティシステムの運用・管理をサポートする。
• 緊急時対応システムおよび従業員の安全確認システムの管理・運用を支援する。
【調達＆ベンダーマネジメント】
• オフィス用品およびサービス提供業者の選定を補助し、契約管理、更新、評価をサポートする。
• オフィス用品および飲料に関するベンダー管理を行い、ゲストカード等の必需品の発注および在庫管理を行う。
• ベンダーポータルの管理、ならびに各ベンダーとの発注、納期、請求関連事項の調整を行う。
• 社内規程に従い、部門横断で共有される請求書を管理し、支払処理を行う。
【PWD（障がい者）支援および育成】
• 支援機関との継続的なコミュニケーションおよび連携を維持する。
• 個々の能力や特性を理解し、業務が円滑に遂行できるよう、トレーニングおよび日常的なサポートを提供する。
【イベント運営＆一般管理サポート】
• 社内イベントおよび役員訪問の企画、準備、設営、実施をサポートする。
• 円滑なイベント運営のため、他のセールスギャラリーおよび社内部門と連携する。
• 要請に応じて、シニアリーダーシップへの必要なサポートを提供する。
• 必要に応じて、部門運営に関連するその他の業務を行う。
• チーム全体のパフォーマンス向上のため、チームメンバーと協力・連携する。
【Required Qualifications】
• オフィスマネジメントサービス業務の経験
• マルチタスクを遂行できる能力
• ベンダーマネジメントの経験
• 社内のさまざまな関係者と協働できる能力
• 強い緊急対応意識、確実なフォローアップ力、高い顧客志向
• MS 365（Outlook／Excel／Teams／SharePoint）に精通し、2年以上の実務経験を有すること
【Preferred Qualifications】
• ホテル業界または不動産業界での業務経験
• PWD（障がい者）支援またはチームコーディネーションの経験