About this role
Le/la Assistant(e) Environnement de Travail assure la gestion administrative et logistique des activités liées à l’environnement de travail, notamment le traitement du courrier, le suivi des fournisseurs et des factures, la gestion de la flotte automobile, ainsi que l’organisation et le support opérationnel des événements internes de l’entreprise.
Missions principales :
Gestion du courrier :
Dispatcher le courrier entrantAffranchir les courriers sortants Enregistrer les recommandés entrants sur la fiche contre-signatureSaisir les recommandés sortants dans la matrice excel et les affranchirMettre le courrier interne à destination des établissements dans les pochettes courrierEnregistrer les colis entrants et prévenir les destinatairesAffranchir les colis sortantsGestion administrative environnement de travail et Flotte de véhicules :
Création de fournisseursPassage de commandes (pep)Numérisation de documentsTraitement de factures (outil Qualnet et PEP)Refacturations internesRemise de véhicules aux collaborateurs (fiche de transfert à compléter)Quelques rares fois, convoyages de véhiculesSupport administratif évènementiel :
Sourcer et lister de nouveaux fournisseursCréation des comptes fournisseurs dans notre outil de commande PEPDemandes et suivi d’acomptesRares déplacements à prévoir pour repérages de lieuxSupport opérationnel les jours d’évènements :
Aide à la mise en place des sallesAide à l’accueil des participants, remise de documents, vestiaires, réservations de taxis, transfert en car … Savoir être - Qualités personnelles et comportementales :
Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informationsAvoir le sens du service et du travail bien faitRespecter les horaires et faire preuve de ponctualitéAdopter une attitude facilitatrice et favoriser la coopérationOrganiser son travail de manière efficace et méthodiqueAdopter un savoir-être professionnel adapté à toutes les situationsFaire preuve de dynamisme et d'implication dans ses missionsS'adapter avec flexibilité aux changements et aux imprévusFaire preuve de rigueur dans l'exécution de ses tâchesAnticiper les besoins et être force de propositionEntretenir des relations courtoises et bienveillantes avec son entourage professionnelÊtre fiable et respecter les engagements pris auprès de ses interlocuteursCompétences techniques :
Pack office (Outlook ,Teams, Excel, Word, PPT …)Pep / QualnetPermis B exigé.