About this role
BUT DU RÔLE :
Donner l’appui technique, administratif et financier pour assurer le respect des politiques et procédures et spécifiquement assurer la bonne marche de la base opérationnelle.
ROLES ET RESPONSABILITES :
Responsabilités Clés :
• Gestion de la caisse et tenue du livre de caisse ; • Suivie et nettoyage des avances ; • Appui au Classement ; • Comptabilisation des Opérations
Administration :
• Préparer toute la documentation pour IPR Occasionnel et Impôt sur le revenu locatif (IRL) ; • Appui dans le classement de correspondances reçues et à expédier du département des Finances ; • Mettre en place un système de gestion des fournitures du bureau Finance de la Coordination • Préparer toutes les correspondances relatives aux signataires des comptes et procuration du Bureau SCI Kinshasa • Préparer trimestriellement les déclarations des sommes versées aux Tiers ainsi que toutes les formalités administratives légales du bureau de Kinshasa ; • Vérifier et déclarer trimestriellement les sommes versées aux Tiers de toutes les bases de SCI • S’assurer que SESOMO disponibilise la déclaration des IPR et cotisations (CNSS, ONEM, INPP), puis procéder à la vérification, au paiement par voie bancaire et au retrait de l’attestation de paiement pour transmission à SESOMO pour déclarer. • Fournir toute la documentation relative aux impôts et taxes payés et déclarés lors des audits effectués par les institutions financières DGI, DGRK, CNSS etc… • Appuyer SESOMO dans la documentation relative à la déclaration annuelle des impôts et cotisations.
Finances.
• 1/ Suivi budgétaire : • Veuillez au respect des codes utilisés sur les documents ; • Veuillez au respect des autorisations des dépenses ; • Préparer le cash request mensuel de SCI Kinshasa ; • Préparer la confirmation des fonds de la 2é tranche mensuellement ; • Saisie des factures dans PROSAVE après toutes les vérifications préconisées par les procédures Prosave ;
Livre de caisse
• Tenir à jour les différents livres de caisse pour toutes les monnaies utilisées, c'est-à-dire enregistrer les dépenses ainsi que les recettes au fur et à mesure que s’effectuent les transactions ; • Saisie des écriture comptables, Glacos hebdomadaire de SCI Kinshasa ;
La caisse
• Préparer toutes les demandes de fonds à transférer dans la caisse pour les dépenses courantes ; • Effectuer quotidiennement un comptage de caisse. • Effectuer tout paiement conformément aux manuels des procédures • Suivi des différentes réceptions de fonds dans le compte bancaire du CO ; • Effectuer et faire le suivi des transferts de fonds aux bases • Effectuer tous les paiements Prosave dans Agresso avec le profil AP Cashier • Appuyer lorsque c’est nécessaire le Senior Finance Officer dans la Réconciliation Bancaire mensuelle
Vérification et Approbation des infos Bancaire Fournisseurs
• Approbation des informations bancaires de tous les fournisseurs après vérification des critères éditées par la procédure Prosave ; • Suivie des erreurs des informations bancaire et s’assurer de leurs corrections ;
Archivage
• S’assurer de l’archivage des toutes les correspondances adressés à et ou aux Finances ; • Travailler avec le chargé des Archives mensuellement pour se rassurer de tout archivage des pièces et document comptables de la comptabilité du mois est fait.
Clôture des comptes
• Réaliser une réconciliation hebdomadaire des comptes sous la supervision du Senior Finance Officer ; • S’assurer que tous les comptages de caisse sont réalisés
Les avances
• Accorder les avances aux logisticiens ; Staffs Programme et aux autres membres de l’équipe ; • Enregistrer les avances dans un livre approprié ; • S’assurer que toutes les avances sont justifiées au cours du mois de leur paiement ; • Imputer aux avances le code comptable approprié
Classement des documents comptables :
• Classer toutes les pièces comptables selon un ordre chronologique. • S’assurer que chaque opération de la caisse est soutenue par une pièce acceptable.
Audit
• Appuyer l’équipe dans la recherche et le classement des pièces lors du déroulement des audits internes et externes. • Exécuter tout autre tâche demandée par la hiérarchie selon le besoin du département. • COMPORTEMENTS (Nos Valeurs Mis en Pratique)
Redevabilité :
• Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children • Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition :
• Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même. • Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres • Orienté vers le futur, pense stratégiquement • Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les bailleurs de fonds et les partenaires extérieurs • Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité • A l’écoute
Collaboration :
• Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les bailleurs de fonds et les partenaires extérieurs • Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitiv • A l’écoute • Créativité :
• Développe et encourage des solutions innovantes • Disposé (e) à prendre des risques calculés • Intégrité :
• Honnête, encourage l’ouverture et la transparence, démontre un haut niveau d’intégrité
QUALIFICATIONS
• Un niveau universitaire (Graduat minimum) dans le domaine financier est requis pour ce poste.
EXPERIENCE AND COMPETENCES
• Essentielles • Avoir au moins 2 ans d’expérience en gestion de la caisse ; administration / gestion financière dans un poste similaire • Bonne connaissance de la législation sociale en RDC. • Être capable de travailler sous pression et pendant de longues heures. • Aptitude à travailler sous pression et à s’adapter à des situations changeantes • Expérience de travail dans les organisations humanitaires serait un plus • Parler et écrire couramment le Français. • Bonnes aptitudes interpersonnelles.
Désirables
• Capacité à produire des mémos et des rapports en fonction des modèles établis). • Connaissance de l’Anglais. • Aptitude au travail d’équipe et apte à motiver les collègues • Bonne capacité d’analyse et d’explication des faits et des situations • Connaître les techniques de gestion des équipes mixtes de travail • Flexibilité, diplomatie et tact dans la façon et talent de négociateur