About this role
Bij KOOS Utrecht maak jij het verschil als de onmisbare schakel binnen onze teams! Ben jij de spin in het web die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt? Hou jij van plannen, organiseren en ben je graag een aanspreekpunt voor collega’s en teammanagers? Dan zijn wij op zoek naar jou! Jouw Rol Als KOOS assistent bij KOOS Utrecht bied je onmisbare ondersteuning aan onze teammanagers en multidisciplinaire teams van zorgprofessionals. Jij bent het eerste aanspreekpunt op onze BASEcamp (zo heten onze locaties in de wijk) in Leidsche Rijn, waarbij je zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je zorgt voor een warm welkom voor ouders, cliënten en samenwerkingspartners en zorgt dat hun vragen snel op de juiste plek terechtkomen. Je ondersteunt teammanagers en zorgprofessionals bij de dagelijkse gang van zaken, denkt proactief mee in de planning én zorgt dat processen soepel verlopen. Je hebt een scherp oog voor wat er nodig is op locatie, schakelt vlot met interne én externe partijen zoals het Buurtteam, en houdt overzicht over meerdere taken tegelijk. Wat ga je doen? Plannen van vraagverhelderingsgesprekken (intakegesprekken) met gezinnen en samenwerkingspartners. Beheren van de agenda van de teammanager en het BASEcamp (zoals ruimtebeheer en overleggen). Verwerken van aanmeldingen, inclusief het versturen en opvolgen van vragenlijsten via Minddistrict. Ondersteunen bij het facturatieproces van niet-zorg gerelateerde facturen. Facilitaire ondersteuning en centrale inkoop voor locaties. Bereikbaarheidsdienst op het algemene nummer, samen met je collega KOOS assistenten. Je bent eerste aanspreekpunt voor cliënten, ouders en samenwerkingspartners. Incidenteel voorbereiden en notuleren van vergaderingen (agenda, acties en besluiten). Zorgvuldig omgaan met gevoelige (persoons)gegevens van cliënten. Wat neem je mee? Je bent een gemotiveerde en flexibele KOOS assistent met een MBO werk- en denkniveau en relevante werkervaring zoals bijvoorbeeld als secretarieel medewerker, officemanager of managementassistent. Je hebt affiniteit met de jeugdhulp en wil graag bijdragen aan een organisatie die volop in ontwikkeling is. Verder breng je het volgende mee: Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail. Je bent digitaal vaardig of weet je dat snel eigen te maken. Integriteit heb je hoog in het vaandel staan. Proactief, verbindend en dienstverlenend in je manier van werken. Je kunt goed samenwerken en bent communicatief sterk.