About this role
Vooruitdenken op directieniveau en zorgen dat alles klopt voordat het aandacht vraagt Als Executive Assistant in Rijswijk ben jij de rechterhand van de Managing Director. Je kent zijn agenda, prioriteiten en manier van werken en zorgt ervoor dat hij zijn tijd kan besteden aan de zaken die er echt toe doen. Voor deze internationale organisatie zoeken wij een ervaren Executive Assistant die verder kijkt dan afspraken plannen en vergaderingen organiseren. Je denkt vooruit, filtert wat belangrijk is, bewaakt acties en creëert rust en overzicht in een dynamische werkomgeving. Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar. Ongeveer 75% van jouw tijd richt je je op de 1-op-1 ondersteuning van de Managing Director. Daarnaast ondersteun je de Finance Director bij werkzaamheden die beide directieleden raken, zoals gezamenlijke reizen, meetings en andere organisatorische zaken. Je staat dicht bij de directie, maar midden in de organisatie. Daardoor heb je veel contact met collega's, HR, klanten, leveranciers en andere externe relaties. Wat ga je doen Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatie rondom de Managing Director. Je weet wat er speelt, ziet aankomen wat aandacht nodig heeft en zorgt dat afspraken, informatie en acties op het juiste moment samenkomen. Je houdt je onder andere bezig met: • Beheren en strategisch plannen van de complexe agenda van de Managing Director; • Stellen en bewaken van prioriteiten en voorkomen dat de agenda onnodig volloopt; • Voorbereiden, organiseren en opvolgen van afspraken en vergaderingen; • Verzorgen en coördineren van correspondentie en communicatie; • Voorbereiden en verzamelen van informatie die de Managing Director nodig heeft; • Coördineren van nationale en internationale reizen; • Afstemmen van gezamenlijke reizen en afspraken van directieleden; • Organiseren van teammeetings en gezamenlijke bijeenkomsten; • Notuleren van de maandelijkse MT-vergadering en bewaken van actiepunten; • Bewaken van deadlines, afsprake