About this role
Specialisme Opleidingsniveau Dienstverband Personal Assistant REG09138 Profiel Personal Assistant Als Personal Assistant ben je de rechterhand van de drie partners van Publieke Zaken, met de oprichter en algemeen directeur als je belangrijkste aanspreekpunt. Hij is een drukbezette ondernemer met een groot politiek netwerk. Je beheert niet alleen zijn agenda voor Publieke Zaken, maar houdt ook zicht op de agenda's van zijn andere ondernemingen, nevenactiviteiten en privéafspraken, zodat alles goed op elkaar aansluit. Hij is direct in zijn communicatie en verwacht dat dingen snel geregeld worden. De twee andere partners plannen veel zelf, maar weten je te vinden voor afspraken, wijzigingen en interne overleggen. De partners zijn veel buiten de deur, bij klanten, bij acquisitiegesprekken, op ministeries, bij overheidsinstanties en bij politieke relaties. Jij zorgt dat zij op tijd op de juiste plek zijn en goed voorbereid aan tafel zitten. Je denkt vooruit: moet iemand morgenochtend om negen uur in Groningen zijn, dan plan je de avond ervoor geen afspraak tot laat in Den Haag. Je handelt e-mail af, weet wie de contactpersoon is bij welke directeur of bestuurder, stemt afspraken af met de assistenten van externe relaties en bent voor collega's het aanspreekpunt voor het inplannen van afspraken en vergaderingen. Een vast onderdeel van je werk is de secretariële ondersteuning van de Vereniging van Eigenaren. Publieke Zaken neemt binnen de VvE het voortouw. Jij bereidt de vergaderingen voor (een paar keer per jaar), plant ze in en verzet ze waar nodig, zorgt dat de agendapunten en stukken op tijd klaarliggen en onderhoudt het contact. Daarnaast ben je notulist van het MT-overleg, dat elke twee weken plaatsvindt. Je bereidt de agenda voor, zorgt dat alle stukken binnen zijn en houdt de actielijst bij. Een AI-transcriptietool gebruiken mag hierbij gewoon. Op termijn kunnen er mogelijk ook officetaken bij je komen, zoals het bestelle...