About this role
Jij weet wie wanneer aan tafel moet zitten en zorgt dat alles daarvoor geregeld is. Als managementondersteuner ondersteun je de programmadirecteur, de gezant duurzaam bouwen en de strategisch adviseur. Je brengt overzicht in hun agenda's, organiseert afspraken en zorgt dat de juiste stukken op tijd klaarstaan. Je komt terecht in een team dat nog wordt opgebouwd. Dat maakt jouw bijdrage extra waardevol: je denkt mee, helpt een praktische werkwijze ontwikkelen en geeft de ondersteuning samen met je collega's vorm. Jouw werkzaamheden: • Je beheert agenda's en plant afspraken, ook in het Engels. • Je stemt afspraken af met secretariaten van ministers, directeuren-generaal, directeuren en afdelingshoofden. • Je onderhoudt contact met andere departementen, medeoverheden, betrokken partijen, de Europese Commissie en vertegenwoordigers van andere lidstaten. • Je verstuurt stukken voor afspraken en overleggen. • Je reserveert vergaderzalen en meldt bezoekers aan. • Je denkt mee over de dagelijkse ondersteuning van het nieuwe team. Je werkt 32 tot 36 uur per week en start zo snel mogelijk. De opdracht duurt 12 maanden, met kans op verlenging. Functie-eisen: Een agenda die verandert of meerdere verzoeken tegelijk? Jij houdt overzicht en schakelt snel. Je communiceert duidelijk, werkt zorgvuldig en maakt makkelijk contact. Je bent nieuwsgierig naar mensen en onderwerpen en vindt het leuk om mee te bouwen aan een nieuw team. Met jouw ervaring help je de ondersteuning vanaf het begin goed te organiseren. Verder: • Heb je minimaal mbo werk- en denkniveau. • Heb je minimaal 5 jaar ervaring in managementondersteuning of een vergelijkbare functie. • Heb je kennis van Outlook en/of systemen voor het reserveren van vergaderzalen of aanmelden van bezoekers. • Heb je ervaring met agendabeheer en het plannen van veel afspraken. • Is Engels kunnen lezen, schrijven en spreken mooi meegenomen. • Is ervaring met of belangstelling voor de organisatie van de opdr