About this role
NWO-I Institutenorganisatie van NWO NWO-I Intranet Kruimelpad - Secretaresse (m/v/x) Nijmegen 24 tot 32 uur Schaal: 7 Sluitingsdatum: 20 oktober 2026 Ben jij een ervaren secretarieel talent, hou je ervan om orde en overzicht te hebben en houden, en word je blij van een faciliterende rol? Dan zijn wij op zoek naar jou. Context Als secretaresse bij HFML-FELIX ben je een sleutelfiguur in onze organisatie. Je hebt met veel verschillende mensen en organisaties contact ten behoeve van planning, organisatie, agendabeheer en ondersteuning. In de waan van de dag hou jij het overzicht én het hoofd koel. Je hebt een proactieve houding: je denkt mee en vooruit, gevraagd en ongevraagd. Dit brengt met zich mee dat je de balans weet te vinden tussen service-verlenend werken en tegengas geven wanneer dit nodig is. Deze vacature is voor 24 tot 32 uur per week. De is vrijdag een standaard werkdag die bij deze vacature hoort. De overige verdeling van werkuren over de week vindt in afstemming plaats. Wat ga je doen? Samen met je directe collega's ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van HFML-FELIX. De werkzaamheden, die je samen met de rest van het team uitvoert, bestaan hoofdzakelijk uit: - Ondersteuning bij het agendabeheer voor medewerkers van het HFML-FELIX - Coördineren van de staffbijeenkomsten: het samenstellen van de agenda, het verzamelen en verspreiden van de benodigde stukken, het archiveren van documentatie en het notuleren van de bijeenkomsten. - Logistieke, regelende en organisatorische werkzaamheden verrichten voor bijeenkomsten en events, zoals feestjes, teamuitjes en workshops en het boeken van dienstreizen voor medewerkers (treinen, vluchten en hotels). - Ondersteunende administratieve werkzaamheden, zoals het doen van bestellingen en het administratief verwerken van wetenschappelijke publicaties. - Achtervang voor onze receptioniste, waarbij je bezoekers ontvangt, registreert en doorverwijst naar d...