About this role
Goede informatie is nodig om als provincie betrouwbaar en transparant te werken. In deze vacature voor informatiebeheerder werk je binnen de unit Functioneel- en Informatiebeheer (FIB) aan een geordende en toegankelijke informatiehuishouding. Je controleert dossiers en registraties, helpt collega’s met digitaal en zaakgericht werken en zorgt dat documenten goed worden verwerkt en bewaard. Ook ondersteun je bij bestuurlijke stukken en spring je bij in de uitvoering als termijnen of de werkvoorraad daarom vragen. Zo combineer je inhoudelijk informatiebeheer met zichtbaar, praktisch werk en werk je met veel verschillende soorten informatie en processen. De combinatie van inhoudelijk informatiebeheer, kwaliteitsbewaking, advisering én praktische uitvoering maakt deze functie breed en afwisselend. Je weet wanneer je moet verdiepen, wanneer je moet adviseren en wanneer de uitvoering simpelweg voorrang vraagt. Wat ga je doen? Als informatiebeheerder zorg je dat provinciale informatie goed wordt vastgelegd, beheerd en teruggevonden. Je adviseert collega’s, bewaakt de kwaliteit van dossiers en voert ook zelf werkzaamheden uit, zodat informatieprocessen zorgvuldig en op tijd blijven verlopen. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit: Adviseren van collega’s over informatiebeheer, digitaal en zaakgericht werken en het gebruik van het Zaaksysteem. Controleren en verbeteren van zaken, dossiers en registraties en signaleren waar informatie ontbreekt of niet klopt. Beheren van digitale en papieren informatie, waaronder bewaren, vernietigen en overbrengen volgens de geldende regels. Het zorgdragen voor de administratie van onze organisatiebrede abonnementen op o.a. vakbladen en het gebruikersbeheer op onze juridische database; Ondersteunen van informatie- en besluitvormingsprocessen, bijvoorbeeld bij de stukkenstroom voor Gedeputeerde Staten (GS) en Provinciale Staten (PS). Verwerken en toegankelijk maken van documenten, waaronder inkomende en uitgaande stukken, ondertekening en anonimiseren, en helpen bij het terugvinden van informatie voor onder andere Woo- en AVG-verzoeken. Je schakelt mee met wat nodig is Geen werkdag is hetzelfde. Binnen deze functie kan het accent in je werkzaamheden verschuiven afhankelijk van de prioriteiten, werkvoorraad en bezetting van het team. Soms ligt het zwaartepunt bij kwaliteitsbewaking, advisering en verbetering van het informatiebeheer. Op andere momenten vragen operationele werkzaamheden tijdelijk meer aandacht. Bijvoorbeeld bij piekbelasting, ziekte of uitval van collega's. Processen met harde termijnen, zoals de verwerking van brieven en stukken voor GS en PS, krijgen dan voorrang. Je overziet wat nodig is, kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende soorten werkzaamheden en vindt het vanzelfsprekend om samen met je collega's verantwoordelijkheid te nemen voor de continuïteit en kwaliteit van onze dienstverlening. Kort samengevat: je houdt informatie op orde, helpt collega’s verder en pakt de uitvoering op wanneer dat nodig is. Wie ben jij? Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en begrijpt waarom goed informatiebeheer belangrijk is voor de provincie. Je hebt mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een opleiding in informatiebeheer, informatiemanagement of een vergelijkbare richting. Je hebt kennis van en ervaring met informatie- en documentbeheer; ervaring met zaakgericht werken is een pluspunt. Je kent relevante wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, de Archiefregeling en de AVG, of bent bereid je hierin verder te verdiepen. Je maakt nieuwe digitale systemen snel eigen, stelt prioriteiten en blijft zorgvuldig werken wanneer de werkvoorraad of omstandigheden veranderen. Je kunt collega’s duidelijk adviseren, ziet waar werkprocessen beter kunnen en bent bereid aanvullende training of opleiding op het gebied van informatiebeheer te volgen. Doordat jij zorgvuldig en praktisch bent, krijg jij energie van deze functie. Competenties die jou succesvol maken in deze rol zijn: kwalitei