About this role
Hledáme nového kolegu/kolegyni, který/á dokáže vytvořit pevnou půdu pro to, aby tým Evropského hlavního města kultury mohl fungovat naplno. České Budějovice budou v roce 2028 Evropským hlavním městem kultury. Připravujeme více než 60 kulturních, vzdělávacích a komunitních projektů ve spolupráci s desítkami partnerů z České republiky i zahraničí. Do našeho týmu hledáme Back Office Specialistu/ku, který/á nám pomůže vytvářet zázemí, v němž se ostatní mohou soustředit na svou práci. Člověka, který má rád, když věci fungují, umí si všimnout, co je potřeba zařídit, a nezalekne se situace, kdy je jeden den potřeba připravit občerstvení na důležitou poradu a druhý vyřešit nefungující internet v rezidenčním bytě. Předchozí zkušenost na podobné pozici pro nás není podmínkou. Důležitější je spolehlivost, samostatnost, chuť učit se a přirozená ochota pomáhat ostatním. Hledáme zkrátka někoho, na koho se náš tým bude moci spolehnout. Co budete mít na starosti: - zajištění back-office agendy a administrativní podporu jednotlivých týmů, - každodenní organizační a provozní zajištění kanceláří, - správu agendy kancelářských prostor a rezidenčních bytů včetně rezervačních kalendářů a koordinace pobytů, - komunikaci s pronajímateli, dodavateli a externími poskytovateli služeb, - koordinaci úklidu, odvozu odpadu, internetového připojení a dalších provozních služeb, - zajišťování kancelářského, provozního, IT a dalšího potřebného materiálu, - přípravu porad a pracovních setkání – od rezervace prostor a technického zajištění až po občerstvení a zápis, - evidenci a průběžné řešení provozních požadavků, - spolupráci s jednotlivými částmi organizace podle jejich aktuálních administrativních a provozních potřeb, - operativní řešení toho, co zkrátka přinese každodenní chod organizace. Koho hledáme: Nemusíte mít x let zkušeností z obdobné pozice. Mnohem důležitější pro nás je způsob, jakým k práci přistupujete. Budeme si rozumět, pokud: - jste spolehlivý/á a zodpovědný/á – když se na něčem domluvíme, můžeme počítat s tím, že se to stane, - umíte si zorganizovat práci a hlídat více věcí současně, - jste samostatný/á a dokážete si poradit i s požadavkem, se kterým jste se ještě nesetkal/a, - máte přirozeně proaktivní přístup – všimnete si, že něco nefunguje, a začnete hledat řešení, - komunikujete příjemně a věcně s kolegy i externími partnery, - baví vás vytvářet prostředí, ve kterém se ostatním dobře pracuje, - zvládáte běžnou práci na počítači a jste otevřený/á učit se používat další nástroje, - máte smysl pro pořádek, systém a detail, ale neztratíte se ani v rychlejším provozu, - domluvíte se anglicky alespoň v běžných praktických situacích – jsme mezinárodní projekt a budete se potkávat i se zahraničními hosty a partnery. Výhodou, nikoli podmínkou, je předchozí zkušenost s administrativou, office managementem, produkcí, provozem nebo zákaznickým servisem. Co nabízíme: - možnost být přímo u příprav Evropského hlavního města kultury 2028 a vidět, jak jeden z největších kulturních projektů v Česku vzniká zevnitř, - práci v prostředí, kde se potkává kultura, veřejný prostor, vzdělávání, komunita i mezinárodní spolupráce, - kontakt a spolupráci s českými i zahraničními umělci, kulturními institucemi a partnerskými organizacemi, - různorodou práci, při které získáte zkušenosti s fungováním velkého kulturního projektu, - prostor učit se nové věci a postupně si v roli os