About this role
Description des tâches: En tant qu'Office Manager, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien et le développement continu d'ELTEK Integrate Europe au Luxembourg. Ce poste combine la gestion administrative du bureau, l'administration contractuelle, la coordination CRM et la coordination opérationnelle internationale, en soutien aux activités d'ELTEK au Luxembourg et dans le reste de l'Europe. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction locale, nos équipes en Roumanie, les collaborateurs, les clients, les fournisseurs et les partenaires externes afin de garantir une gestion efficace et structurée des processus administratifs, contractuels et opérationnels. Il s'agit d'un poste varié qui conviendra à une personne organisée, proactive et autonome, appréciant la coordination de différentes activités et la prise d'initiatives dans un environnement international en pleine croissance. RESPONSABILITÉS AU QUOTIDIEN Gestion du bureau et administration Coordonner l'administration et l'organisation quotidiennes du bureau au Luxembourg. Gérer les fournitures, équipements, installations et prestataires de services du bureau. Assurer la liaison avec les fournisseurs, sous-traitants et partenaires externes. Organiser les réunions, rendez-vous et activités internes. Coordonner la correspondance entrante et sortante ainsi que la documentation. Préparer, organiser et maintenir à jour les documents et dossiers administratifs. Garantir la la bonne tenue des archives et dossiers administratifs. Participer à l'amélioration et au maintien des procédures et processus administratifs. Être le principal point de contact pour les sujets liés à la gestion quotidienne du bureau. Administration des contrats et support opérationnel Participer à l'administration et à la coordination des contrats clients et fournisseurs. Assurer le suivi précis des contrats, accords, renouvellements et documents associés. Contrôler les échéances contractuelles, délais et actions de suivi nécessaires. Assister la direction locale dans les tâches administratives et opérationnelles liées aux projets clients et aux contrats de service. Coordonner les échanges d'informations entre les équipes internes, les clients et les partenaires externes lorsque nécessaire. Coordination CRM Administrer et maintenir le système CRM utilisé pour les clients d'ELTEK Integrate Europe. Veiller à l'exactitude, à l'exhaustivité et à la cohérence des données clients, projets et contrats. Participer à l'organisation et au reporting des données clients et projets dans le CRM. Coordonner l'utilisation du CRM et la gestion des données, notamment pour les services de support en marque blanche, les clients basés au Luxembourg et les contrats de maintenance à long terme. Accompagner les équipes afin de maintenir les données CRM à jour et garantir leur disponibilité. Assister dans la préparation des rapports CRM destinés à la direction. Coordination internationale Servir de point de coordination entre les équipes du Luxembourg et de Roumanie. Faciliter la circulation des informations administratives et opérationnelles entre les deux sites. Coordonner avec les collègues en Roumanie les sujets liés aux clients, projets, contrats et activités administratives. Soutenir les activités transfrontalières et assurer la transmission précise et ponctuelle des informations et documents. Support aux collaborateurs et à l'activité Participer aux processus d'intégration administrative des nouveaux collaborateurs. Assurer un soutien aux activités administratives liées aux ressources humaines. Organiser les déplacements professionnels et les hébergements lorsque nécessaire. Soutenir les processus administratifs liés à la finance et à la facturation. Participer à l'organisation d'événements internes et d'activités d'équipe. Fournir un support administratif aux équipes techniques et projets. Communiquer avec les clients, fournisseurs et autres parties prenantes externes. Contraintes: Extrait de casier judiciaire exigé en cas d'embauche Études: Diplôme: Bachelor (Bac +3) Métier / domaine de formation: Office Manager Autres compétences: Connaissance de la langue allemande. Expérience au sein d'une entreprise internationale. Expérience avec des systèmes CRM et la gestion de données clients. Expérience en administration de contrats ou gestion d'accords de service. Expérience dans le support administratif RH ou financier. Connaissance des procédures administratives luxembourgeoises. Expérience de collaboration avec des fournisseurs et partenaires externes. Expérience dans l'organisation d'événements, de réunions ou de déplacements professionnels. Expérience avec des systèmes ERP ou d'autres outils de gestion d'entreprise.