About this role
Als administratief medewerker van de dienst stedelijk onderwijs ondersteun je samen met je collega’s het schoolbestuur bij de administratieve opvolging van 7 stedelijke basisscholen en de academies knst.beeld en knst.podium. Je focust dagelijks op administratieve en dossiermatige taken: je volgt personeels- en organisatiedossiers nauwgezet op en zorgt ervoor dat informatie correct geregistreerd en verwerkt wordt; je verzamelt en verwerkt personeelsinformatie, zoals personeelsgegevens, aanstellingen, verlofstelsels, … en vertaalt deze informatie naar verschillende collegebesluiten; je berekent de dienstanciënniteit van personeelsleden; je volgt verschillende premies en personeelsvoordelen administratief op; je blijft op de hoogte van veranderingen in de personeelswetgeving voor het gesubsidieerd onderwijs en past deze toe binnen de dagelijkse praktijk; je staat in voor de administratieve opvolging van de facturatie en budgetten van de scholen, waaronder bestelbonnen en budgetverschuivingen in de verschillende softwarepakketten; Je ondersteunt zo het schoolbestuur bij het personeelsbeheer en de administratieve opvolging van juridische en organisatorische dossiers binnen de verschillende schoolorganisaties. Nauwkeurigheid, structuur en een sterke administratieve aanpak zijn dan ook essentieel in deze functie. Je maakt deel uit van een team van 4 medewerkers en rapporteert aan het diensthoofd Stedelijk Onderwijs. Je werkt nauw samen met de collega’s in de scholen en academies, zoals leerkrachten, secretariaatsmedewerkers en directeurs, en met de personeelsleden van de scholengemeenschap. Onze organisatiewaarden zijn ook die van jou. Daarnaast zijn volgende competenties belangrijk voor deze rol: Ondersteunen : je denkt actief mee om collega’s en scholen vlot en correct te helpen. Je haalt energie uit administratieve ondersteuning en zorgt ervoor dat zij kunnen rekenen op heldere informatie, praktische hulp en een vlotte opvolging van de dossiers. Analyseren : informatie uit software en regelgeving bekijk je kritisch en doordacht, je legt verbanden en trekt de juiste conclusies. Zo vertaal je complexe gegevens naar duidelijke en correcte administratieve acties. Betrouwbaarheid tonen: je gaat correct om met vertrouwelijke personeelsgegevens en dossiers. Je zorgt ervoor dat beslissingen en administratie tijdig en volgens de geldende regelgeving worden uitgevoerd. Specifieke selectievoorwaarden: Je beschikt over een diploma van het hoger secundair onderwijs; Je kan vlot overweg met de courante MS Office toepassingen en hebt afdelingsspecifieke applicaties snel onder de knie; Algemene aanwervingsvoorwaarden: Je hebt je burgerlijke en politieke rechten. Dat bewijs je met een uittreksel van het strafregister (‘bewijs van goed gedrag en zeden’) dat niet ouder is dan drie maanden. Je bent medisch geschikt voor de job waarvoor je solliciteert. Voor sommige functies voorzien we een medisch onderzoek voor je start. Je voldoet aan de leerplichtwetgeving en wordt minstens 18 jaar in het jaar dat je solliciteert. Je voldoet aan de taalvoorwaarden (volgens de wetten op het gebruik van talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966). Dat betekent binnen Stad Hasselt dat je je verstaanbaar kunt maken in het Nederlands en de instructies van je leidinggevende begrijpt. Voor een functie in het onderwijs moet je je kennis van het Nederlands aantonen. Je slaagt voor de selectieprocedure.