About this role
Wir bringen Leistung. Zusammen. Arbeitsort: Ratingen Job-ID: 11803 BPS02! 40 Wochenstunden Die BPS Personalmanagement GmbH ist eine moderne Personalberatungs- und Coachingagentur. Im Auftrag eines Kundenunternehmens in Ratingen ist die Stelle Office Manager (m/w/d) – Finanzen / Personaladministration zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. Benefits - Gehalt: 40.000 - 50.000 EUR pro Jahr, je nach Erfahrung und Qualifikation - Flexible Arbeitszeit: Vollzeit mit 40 Stunden oder, für den passenden Kandidaten, eine 4-Tage-Woche mit angepasstem Gehalt - Gelegentliches Homeoffice nach erfolgreicher Einarbeitung - Einstieg auch mit etwas weniger Erfahrung möglich, wenn die Eigenschaften passen - Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen - Aktiver Einfluss: Sie bauen das Team am Standort Ratingen mit auf und gestalten Prozesse und Systeme mit - Einarbeitung in die Zahlungsabwicklung, falls dort noch Erfahrung fehlt - Internationales Umfeld mit direkter Zusammenarbeit mit der britischen Zentrale - Spannende Projekte, unter anderem ein großes Rechenzentrumsprojekt in Frankfurt - Sofortiger Start möglich Aufgabengebiet - Steuerung des täglichen Bürobetriebs und Verwaltung von Bürobedarf, Ausstattung und externen Dienstleistern - Koordination von Geschäftsreisen und Unterkünften - Organisation von Besprechungen inkl. Tagesordnungen und Maßnahmenprotokollen sowie Bearbeitung eingehender Korrespondenz - Erfassung von Lieferantenrechnungen, Abgleich mit Bestellungen und Klärung von Abweichungen - Vorbereitung und Durchführung von Zahlungen bzw. Zahlungsläufen zur Freigabe durch die Geschäftsleitung - Überwachung offener Kunden- und Lieferantenkonten, Unterstützung bei Finanzberichterstattung, Forderungsmanagement und Kundenabrechnung - Zusammenstellung der Unterlagen für die externen Steuerberater/Buchhalter, die Buchhaltung und Gehaltsabrechnung übernehmen - Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen (Freigaben, Liefertermine, Verzögerungen) - Pflege von Lieferantenstammdaten und Preisinformationen, Aufnahme neuer Lieferanten, Einholung von Angeboten und Unterstützung bei der Lieferantenauswahl - Organisation von Ein- und Austritten, Pflege von Personalakten und Mitarbeiterdaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung - Koordination von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen, Verwaltung von Abwesenheiten sowie Schulungs- und Compliance-Nachweisen, administrative Unterstützung bei der Rekrutierung - Bearbeitung von Kundenaufträgen und -anfragen, Projektadministration vom Auftragseingang bis zum Abschluss inkl. Dokumentation und Ablage - Administrative Unterstützung der operativen Teams - Pflege gelenkter Dokumente und Unterstützung des Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001, Sicherstellung gesetzes- und richtlinienkonformer Prozesse, Pflege von Nachweisen zu Arbeitsschutz und Schulungen - Zentrale administrative Ansprechperson zwischen der deutschen Gesellschaft und der britischen Zentrale - Unterstützung der Geschäftsleitung bei Berichten und Präsentationen, Datenpflege im CAFM-, HR- und weiteren Systemen - Einführung neuer Systeme und Prozesse, Umsetzung von Effizienzverbesserungen und weitere Aufgaben nach betrieblichem Bedarf Profil - Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Kaufmann, Kauffrau für Büromanagement, oder gleichwertige Qualifikation - Fließende Deutschkenntnisse (C1 - zwingend erforderlich) in Wort und Schrift - Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens B2), da die Kommunikation mit der Führungskraft auf Englisch erfolgt - Berufserfahrung im Office Management oder in der Geschäftsadministration - Erfahrung in der Finanz-, Einkaufs- oder Personaladministration, gern in einem wachsenden Unternehmen; eine Buchhaltungsqualifikation ist nicht erforderlich - Erfahrung mit ERP-, Buchhaltungs- oder Geschäftsmanagementsystemen (z. B. DATEV, Joblogic) und mit ISO 9001 bzw. Qualitätsmanagementsystemen ist von Vorteil - Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Excel und Word - Gute organisatorische Fähigkeiten, Zeitmanagement und sichere Priorisierung mehrerer Aufgaben und Fristen - Zuverlässige, vertrauenswürdige, proaktive, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Sorgfalt und Genauigkeit - Professionelle Kommunikation, Kunden- und Serviceorientierung sowie hohe Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen - Flexible, anpassungsfähige und positive Persönlichkeit mit Freude an kontinuierlicher Verbesserung und am Aufbau konstruktiver Arbeitsbeziehungen auf allen Ebenen Bewerbungsunterlagen bitte im PDF-Format einreichen. Eine zeitnahe Rückmeldung erfolgt im Anschluss.