About this role
Gemeinsam dafür sorgen, dass gute Pflege gelingt. Manche Aufgaben sind mehr als Organisation und Verwaltung. Sie schaffen die Grundlage dafür, dass Menschen gut versorgt werden, Mitarbeitende ihren Arbeitsalltag verlässlich gestalten können und eine Sozialstation auch organisatorisch gut funktioniert. In unserer Caritas-Sozialstation Bielefeld und Caritas-Sozialstation Herford engagieren sich Mitarbeitende täglich dafür, Menschen in ihrem vertrauten Zuhause zu unterstützen und ihnen ein möglichst selbstbestimmtes Leben zu ermöglichen. Damit dies auch im Alltag zuverlässig gelingt, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt jeweils eine Assistenz der Pflegedienstleitung (m/w/d) in Teilzeit mit 19,5 Wochenstunden. Eine Persönlichkeit, die gerne den Überblick behält, Menschen zugewandt begegnet und Freude daran hat, gemeinsam mit anderen gute Abläufe zu gestalten. Jemanden, der Verantwortung übernimmt, verlässlich arbeitet und dort unterstützt, wo Organisation und Pflege zusammenkommen. Was diese Aufgabe besonders macht Als Assistenz der Pflegedienstleitung sind Sie eine wichtige Schnittstelle innerhalb unserer Sozialstation. Sie arbeiten eng mit der Pflegedienstleitung, den Mitarbeitenden, der Verwaltung sowie Klientinnen und Klienten, Angehörigen, Arztpraxen und Kostenträgern zusammen. Dabei sind Sie nah an den täglichen Abläufen und tragen dazu bei, dass organisatorische Prozesse zuverlässig funktionieren. Sie behalten den Überblick, schaffen Struktur, kommunizieren verbindlich und sorgen gemeinsam mit der Pflegedienstleitung dafür, dass administrative Aufgaben gut und effizient umgesetzt werden. Wir verstehen gute Zusammenarbeit als Miteinander auf Augenhöhe. Deshalb wünschen wir uns eine Person, die sich einbringt, mitdenkt und Freude daran hat, gemeinsam Lösungen zu finden. Das sind Ihre Tätigkeiten Gemeinsam mit der Pflegedienstleitung und dem Team - unterstützen Sie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, - erstellen und prüfen Sie Leistungsnachweise und unterstützen bei der Leistungsabrechnung, - übernehmen Sie die Rechnungsstellung und Rechnungsprüfung, - bearbeiten Sie das Mahnwesen, - pflegen und verwalten Sie Klienten- und Stammdaten, - verwalten und kontrollieren Sie Verordnungen und Genehmigungen, - stehen Sie im Austausch mit Arztpraxen, Kostenträgern und weiteren Kooperationspartnern, - bearbeiten Sie den täglichen Post- und E-Mail-Verkehr, - übernehmen Sie telefonische Kommunikation mit Klientinnen und Klienten, Angehörigen, Arztpraxen, Kostenträgern und weiteren Ansprechpartnern, - unterstützen Sie bei der allgemeinen Büroorganisation, - tragen Sie gemeinsam mit dem Team dazu bei, dass die Erreichbarkeit der Sozialstation zuverlässig gewährleistet ist, - arbeiten Sie eng mit der Pflegedienstleitung, den Mitarbeitenden der Sozialstation und der Verwaltung zusammen. Dabei verstehen wir Assistenz nicht als reines Abarbeiten von Aufgaben, sondern als aktive Unterstützung, Mitdenken und gemeinsames verantworten. Idealerweise verfügen Sie über - eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen, Bürokauffrau/Bürokaufmann, Sozialversicherungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation, - möglichst Berufserfahrung im Gesundheitswesen oder in der ambulanten Pflege, - Kenntnisse der relevanten gesetzlichen Grundlagen, insbesondere SGB V und SGB XI, - gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise, - die Fähigkeit, eigenverantwortlich und zuverlässig zu arbeiten, - Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit unterschiedlichen Menschen, - einen freundlichen, verbindlichen und wertschätzenden Umgang, - einen sicheren Umgang mit Word, Excel und Outlook, - idealerweise Kenntnisse in der Pflegesoftware Connext Vivendi, - die Bereitschaft, sich mit den Aufgaben, Zielen und Werten der Caritas zu identifizieren. Darauf können Sie sich freuen Wir wissen: Gute Organisation entsteht dort, wo Menschen Vertrauen erfahren, Unterstützung erhalten und ihre Stärken einbringen können. Deshalb erwartet Sie bei uns - eine verantwortungsvolle und sinnstiftende Aufgabe in der ambulanten Pflege, - ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz mit direktem Bezug zu Menschen, - die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Pflegedienstleitung, - ein engagiertes und erfahrenes Team, - eine strukturierte Einarbeitung, - ein sicherer und unbefristeter Arbeitsplatz, - vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, - Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Entwicklung, - flexible Arbeitszeiten im Rahmen des Beschäftigungsumfangs, - eine Vergütung nach den AVR des Deutschen Caritasverbandes in der jeweils gültigen Fassung. Lernen wir uns kennen. Sie möchten mehr über die Aufgabe, unser Team oder die Arbeit in der Caritas-Sozialstation erfahren? Rufen Sie gerne an oder schreiben Sie uns. Wir freuen uns auf Ihre Fragen und darauf, Sie kennenzulernen. Oder bewerben Sie sich gleich! Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen. Rahmenbedingungen Beschäftigungsumfang: 19,5 Wochenstunden Arbeitszeit: Teilzeit Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt Arbeitsort: Bielefeld und Herford Befristung: Elternzeitvertretung bis 14.12.2028 Vergütung: nach den AVR des Deutschen Caritasverbandes in der jeweils gültigen Fassung Arbeitsfeld Arbeitsfeld 1: Gesundheit, Pflege und Betreuung Arbeitsfeld 2: Ambulante Pflege / Sozialstation Funktion: Assistenz / Verwaltung / Organisation Svetlana Lehmann Fachbereichsleitung Pflege Telefon: 05221 167341 Diensthandy: 0151-40229215 E-Mail: [email protected] Caritasverband Bielefld-Herford e. V. Wir sind da! Oder bewerben Sie sich gleich! Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen. Kontaktdaten Dienstgeber: Caritasverband Bielefeld-Herford e. V. Clarenstraße 24 32052 Herford Ansprechpartner(in): Svetlana Lehmann [email protected] (https://mailto: [email protected] ) 05221 167341 Diensthandy: 0151-40229215 Telefonisch erreichbar in der Zeit: 10:00 – 14:00 Uhr Bewerbungsfrist: 30.10.2026 Falls Sie Fragen zur Stelle haben, richten Sie diese bitte an den Dienstgeber bzw. die Ansprechpartner(in). Vielen Dank!