About this role
- Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanfragen sowie Weiterleitung an die zuständigen Personen - Bearbeitung und Weiterleitung von Informations-E-Mails sowie Korrespondenz mit Geschäftsleitung, Kunden und Lieferanten - Informationen aufnehmen, koordinieren und an Projekt- und Montageverantwortliche weitergeben - Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung - Organisation von Outlook-Terminen und Koordination verschiedener Kalender - Vorbereitung und Versand von LinkedIn-Beiträgen, Newslettern und Weihnachtskarten in Absprache mit der Geschäftsleitung - Organisation und Koordination von Ausstellungen und Konferenzauftritten Teilnahme an ca. 2–3 Konferenzen pro Jahr - Terminkoordination und Schriftverkehr für Montagen und Demontagen - Abklärungen mit Kunden bezüglich Anlieferungen, Parkplätzen, Zugangsmöglichkeiten sowie Einbringung von Waren und Maschinen - Scannen, Sichern und strukturiertes Ablegen von Quittungen, Rechnungen und weiteren Dokumenten - Auftragserfassung sowie Erstellung von Auftragsbestätigungen und Rechnungen im ERPSystem - Sorgfältiger und absolut diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen