About this role
El puesto de Asistente Ejecutivo proporciona apoyo secretarial y administrativo integral, asegurando el flujo eficiente de comunicaciones, la coordinación de reuniones, el manejo de correspondencia, el seguimiento de asuntos prioritarios y el apoyo a la gestión administrativa de la vicepresidencia.
Funciones principales:
Coordinar la agenda, reuniones, citas, entrevistas y actividades oficiales del vicepresidente, incluyendo toda la logística requerida.Administrar, filtrar y dar seguimiento a la correspondencia física y electrónica, preparando respuestas, informes y documentos para revisión y firma.Mantener una comunicación efectiva entre la oficina del vicepresidente, otras áreas de la ACP y organizaciones externas.Gestionar procesos administrativos de la vicepresidencia, incluyendo capacitación, premios de incentivo, evaluaciones de desempeño, control de tiempo y microcompras.Supervisar personal de apoyo administrativo, asignar tareas, coordinar actividades y dar seguimiento al desempeño del equipo bajo su responsabilidad.Tipo de contratación: Temporal.
Nacionalidad panameña.Inglés intermedio (hablar, leer y escribir).Educación:
Un (1) año de estudios de postgrado universitario en la carrera directamente relacionada; oExperiencia especializada de 1 año o más en:
Asistencia ejecutiva y apoyo directo a personal de nivel directivo y ejecutivo.Coordinación de agendas, reuniones y eventos corporativos.Administración y control de correspondencia, documentos e información confidencial.Gestión de procesos administrativos y soporte organizacional.Supervisión y coordinación de personal de apoyo administrativo. Manejo de equipos y sistemas de automatización de oficina, incluyendo Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint) para la elaboración de informes, presentaciones, correspondencia; y gestión de información administrativa.Conocimientos en:
Conceptos, principios y prácticas administrativas.Gramática, ortografía, sintaxis y formatos de correspondencia en español e inglés.Competencias requeridas:
Organización y planificación.Manejo confidencial de la información.Comunicación efectiva oral y escrita.Iniciativa y autonomía.Atención al detalle.Orientación al servicio y trabajo colaborativo.Capacidad para coordinar y gestionar. El puesto requiere flexibilidad para atender cambios de prioridades y plazos cortos de cumplimiento.Implica coordinación de reuniones, giras oficiales y actividades institucionales.Como parte del proceso de selección, los candidatos que cumplan con todos los requisitos del puesto serán convocados a realizar pruebas de evaluación en línea y/o presencial, de acuerdo con las etapas y plazos establecidos.Adjuntar documentación: Recuerde adjuntar los documentos requeridos, tales como títulos universitarios, licencia de conducir e idoneidad, en caso de que estos formen parte de los requisitos del puesto al que está aplicando.Acceso y actualización de información: Puede ingresar a la plataforma a través del correo inicial enviado automáticamente por el sistema, el cual contiene el enlace para acceder y actualizar su información personal y profesional.Contenido de la hoja de vida: Para aplicar a un puesto de trabajo, debe presentar una hoja de vida que incluya:Experiencia relevante, cargo, funciones y logros. La hoja de vida debe tener un máximo de 2 páginas. No se considerarán hojas de vida ilegibles o difíciles de leer.Debe detallar cada experiencia laboral para respaldar los requisitos mínimos, incluyendo: nombre del empleador, fechas de inicio y fin (Mes/Año).¡Reclutamos y promovemos a los mejores!
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