About this role
In het kort: Je gaat het digitale projectarchief beheren en inrichten, documenten registreren en ordenen, autorisaties en werkinstructies beheren en projectmedewerkers trainen en coachen in goed documentbeheer en archiefvorming. Voor Rijkswaterstaat in Den Bosch zijn wij op zoek naar een Documentalist. Verwachting is een hybride invulling in afstemming met de opdrachtgever, waarbij regelmatige aanwezigheid op de project locatie in Den Bosch gewenst zal zijn gezien de ondersteunende en coördinerende rol binnen het documentbeheer. Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Opdrachtomschrijving Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, meta dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: - Het zorgen voor een actueel ordeningsplan. - Waarderen van de dossiers. - Autoriseren van medewerkers. - Geven van training/opleiding aan (project)medewerkers. - Zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert. Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.: - Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix. - Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem. - Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document managementsysteem naar behoefte van de medewerkers. - Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de e.